Brug hellere skabelonen én gang for meget end én gang for lidt, når vi efterspørger bidrag, sender høringer med videre fra/til Digitaliseringsstyrelsen.
Har du omvendt bare uformel sparring/dialog med Digitaliseringsstyrelsen, behøver du selvfølgelig ikke at bruge skabelonen. Spørg din chef, hvis du er i tvivl.
Du sender altid bestillingen til direktionssekretærerne med dirsek@digst.dk CC.
Du får nemmest adgang til skabelonen ved at gemme den på dit skrivebord eller lægge den i en mailsignatur, du kan vælge, når du skal bruge den.
Opret skabelonen som signatur i Outlook sådan her:
- Åbn ny mail i outlook, vælg ”Signaturer”
- Tryk på ”Ny”
- Giv signaturen et navn, fx Bestilling til Digitaliseringsstyrelsen
- Indtast bestillingsskabelon som tekst
- Tryk ”Ok”
Bestillingsmail
Modtager:
Direktionssekretærerne
Emnefelt:
Bestilling: Materiale/bidrag/besvarelse af X ifm. Y (frist X)
Tekstfelt:
Kære [XX]
Bestilingstype: Materiale/bidrag til [X].
Frist: [XX.XX] kl. [12/COB] [Angiv gerne, hvis der er elastik ift. fristen eller evt. forklaring, hvis fristen er kort].
Forslag til modtagere: [Angiv f.eks. navn/forkortelse på fagkontor(er) i DIGST].
Kontakt i DEP: [Skriv som udgangspunkt dig selv]
Sagen godkendes på følgende niveau i DLM-DEP: [KC/AC/DC/M].
Kontekst for bestillingen
- [Angiv, om bestillingen er ’ny’ eller en opfølgning på tidligere bestillinger. Tilføj gerne kort baggrund for, hvorfor DIGSTs bidrag ønskes, hvor relevant – særligt hvis sagen er ny].
- [Hvis materialet er omfattende, så skriv en kort læsevejledning]
Ønsker til indhold
- Materialet skal indeholde [X og Y]. [Tilføj evt. et forslag til den indholdsmæssige linje i sager, hvor relevant.]
- [Angiv, om der er vedhæftet en skabelon til besvarelse, eller hvis der er ønsker til, at bestillingen besvares i en bestemt skabelon.]