Det er departementet og institutionerne selv, som foretager deres indkøb og tildeler indkøbsbemyndigelse til udvalgte personer jf. den gældende regnskabsinstruks. Alle medarbejdere i departementet, der forpligter departementet til et indkøb af en varer eller en ydelse, skal således ajourføre sig grundigt med indkøbsreglerne.
Vi er forpligtet til at anvende statens fælles indkøbsaftaler (SKAL-aftaler), og indkøb skal således være i overensstemmelse med godkendte leverandører og varer på aftalerne.
Aftaler og leverandører findes på https://oes.dk/indkoeb/
På områder, der ikke er omfattet af SKAL-aftaler, anvendes i videst muligt omfang SKI-aftaler (Statens og Kommunernes Indkøbs Service). (sss@digmin.dk kan give adgang til www.ski.dk)
Ved indkøb skal det sikres, at disse er velovervejede, at der udvises sparsommelighed, at væsentlige dispositioner dokumenteres, og at indkøbsprocesserne evalueres. Digitaliseringsministeriet overholder udbudsloven, cirkulære om indkøb i staten og øvrige regler på indkøbsområdet.
Koncernindkøberfunktionen i Digitaliseringsministeriet
Koncernindkøberen kan være behjælpelig i generelle afklaringer på indkøbsområdet og rammeaftaler, udbud.dk og i alle ministeriets fremtidige udbudsprocesser. Hertil håndterer koncernindkøberen høringer og indkøbsplaner.
Man bedes orientere sig i indkøbsreglerne inden koncerindkøberen kontaktet. Indkøbsreglerne kan bl.a. findes via: Forpligtelser for indkøb i de statslige institutioner - indkøbskaskaden
Ved udbud (indkøb > 1 mio. kr.) opfordres til at koncernindkøberen, så vidt muligt, kontaktes skriftligt senest 2 måneder før udbud planlægges igangsat. Du kan rette henvendelse til koncernindkøberen gennem sss@digmin.dk
Orientér AMØK ved indgåelse af aftaler og kontrakter
For at holde overblik over departementets indgåede kontrakter og aftaler, uploades disse på SDI. Derfor, hvis du indgår en kontrakt med en leverandør om en fast eller længerevarende ydelse (mere end 3 måneder), skal du sende en kopi af kontrakten til sss@digmin.dk, som vil forestå upload.
Aftaler og kontrakter, der indeholder behandling af personoplysninger
Ved indgåelse af leverandøraftaler, der indebærer behandling af personoplysninger, skal du kontakte Tobias Christoffer Thykjær (Informationssikkerhed, tct@digmin.dk) og Pernille Mai Wahlstrøm (Jura, pmw@digmin.dk) med henblik på overvejelse af, om der skal indgås en databehandleraftale samt om behandlingen kræver udarbejdelse af en ny fortegnelse.
Kontakt
Ved spørgsmål om indkøb og kontrakter, skriv til Sigurd Sejer Skov fra Administration og Økonomi sss@digmin.dk, eller kig forbi (2. sal).
Ved spørgsmål om tjenesterejser, repræsentation, seminarer, delegationsmiddage, arbejdsgiverbetalt bespisning og overnatning, skriv til Jane Grønbech Hansen fra Administration og Økonomi jag@digmin.dk, eller kig forbi (2. sal).
Orienter dig i øvrigt gerne på intranettet, hvor du finder interne retningslinjer og vejledninger indenfor indkøb mv. for Digitaliseringsministeriets departement.