Der er både økonomiske og faglige fordele ved at løse ministeriets opgaver med interne kompetencer. Det er som oftest billigere, det udvikler og vedligeholder medarbejdernes faglighed og den viden og erfaring, arbejdet medfører, forbliver i organisationen.
Det kan være relevant at inddrage eksterne kompetencer, når de ikke findes internt, og når de er nødvendige for opgavevaretagelsen. DM’s retningslinjer har til formål at skitsere de hensyn og overvejelser, som vi som ministerium altid bør iagttage, når det skal vurderes, om det er relevant at inddrage ekstern konsulentbistand.
Retningslinjerne skal også ses i lyset af Rigsrevisionens beretning 12/2022 om statens brug af interne kompetencer og eksterne konsulenter, hvis eksempler på bedste praksis har været inspiration for DM’s retningslinjer. Statsrevisorerne har i deres bemærkning til Rigsrevisionens beretning understreget, at indkøb af eksterne kompetencer skal ske på grundlag af eksplicit stillingtagen til, hvilken løsning der er bedst og billigst; dette inden for såvel kort som lang tidshorisont og gældende for samtlige indkøb af eksterne ydelser inden for juridisk-, it- og managementkonsultation. Dertil fremhæver Statsrevisorerne behovet for løbende dokumentation af de hensyn og overvejelser, der går forud for indkøb af eksterne kompetencer.
Vejledning til overvejelser og hensyn ved brug af eksterne konsulenter
Nedenfor fremgår en række obligatoriske hensyn og overvejelser, som indgår i indkøbsproceduren ved indkøb af eksterne konsulenter i DM (dette inkluderer ikke bistand indkøbt internt i staten).
Nedenstående overvejelser skal indgå i et notat, som udfærdiges forud for konsulentindkøbet. Notatet skal redegøre for nødvendigheden af indkøbet af eksterne kompetencer. Dertil skal notatet, afhængig af indkøbets størrelse, enten KC- eller AC-godkendes jf. også departementet øvrige retningslinjer for indkøb (Koncernfælles retningslinjer for indkøb (digmin.dk)).
Er der tale om indkøb af juridisk konsultation eks. indkøb af ydelser fra kammeradvokaten, skal den institution, hvori indkøbet foregår rådføre sig med institutionens juridiske afdeling eller institutionens indkøbschef. Ved overvejelse om indkøb af eksterne juridiske kompetencer henvises endvidere til Fælles retningslinjer om intern varetagelse af juridiske opgaver i staten og brug af ekstern juridisk bistand.
Hensyn og overvejelser der skal beskrives i notatet:
Følgende 4 overvejelser skal indgå i notatet om konsulentindkøb:
- Beskrivelse af opgaven og formålet med indkøb af eksterne kompetencer
- Begrundelse for, hvorfor opgaven ikke kan løses internt
- Vurdering af, hvorvidt opgaveløsningen på længere sigt kan løses internt
- Forventning til udgifter på kort og lang sigt
Nedenstående hensyn kan anvendes som begrundelser i notatet:
- Manglende interne kompetencer
- Kompetencen skal enten ikke opbygges pga. opgavens midlertidighed, eller kan kun opbygges ved lang tidshorisont
- Det vil ikke kunne svare sig økonomisk at opbygge en intern funktion til løsning af opgaven- Kan det svare sig økonomisk, at ministeriet rekrutterer efter at opnå kompetencen til opgaven?
- Kan opgaven leveres af en anden statslig virksomhed?
- Opgaven kan kun løses ved brug af en ekstern konsulent
- Opgaven kræver tredjemands uafhængighed
Det er ikke muligt at frigive interne ressourcer til opgaven på grund af kort frist
Anvendes andre hensyn end ovenstående som grundlag for indkøbet af eksterne konsulenter, skal notatet redegøre for disse. Notatet skal opbevares til brug for dokumentation efterfølgende.
Offentliggørelse af ministerområdets brug af eksterne kompetencer.
Det tilsigtes, at konsulentrapporter af almennyttig karakter så vidt muligt offentliggøres på ministeriets hjemmeside af hensyn til transparens om det statslige konsulentforbrug. Dette jf. Finansministeriets retningslinjer for brug af eksterne konsulenter samt Økonomistyrelsens vejledning om offentliggørelse og deklarering af konsulentrapporter.
Spørgsmål?
- Tag fat i: Tobias Thykjær, tct@digmin.dk, 21 35 15 74
- Sigurd Sejer Skov, sss@digmin.dk, 72 28 24 26