Digitaliseringsministeriets indkøbspolitik

Digitaliseringsministeriets koncernfælles indkøbspolitik skal sikre, at ministeriet indkøber med ansvarligt hensyn til såvel økonomi som klima. Konkret skal ministeriets indkøb gennemføres i overensstemmelse med de forvaltningsmæssige pligter, som følger af udbudslo-ven, tilbudsloven, statens indkøbscirkulære. Ministeriets indkøb skal desuden understøtte regeringens strategi om grønne indkøb for en grøn fremtid, herunder som følge af Charter for godt og grønt indkøb.
Politikken dækker samtlige indkøb af varer, tjenesteydelser og anlæg og gælder for hele ministerområdet. Ministeriets institutioner kan have lokalt supplerende retningslinjer.

Strategiske pejlemærker

Indkøbspolitikkens strategiske pejlemærker skal ses i sammenhæng med ministeriets forvaltningsmæssige forpligtelser og overordnede retningslinjer.

  • Effektivitet: Indkøb foretages efter bedste pris eller med bedste forhold mellem pris og kvalitet.
  • Compliance: Indkøb foretages så vidt muligt på de fællesstatslige indkøbsaftaler.
  • Bæredygtighed: Indkøb skal, når relevant, foretages med omtanke for socialt ansvar, klima og miljø.

Der følges op på pejlemærkerne ved årlig rapportering til departementschefen, der opsummerer status og årlige udvikling i ministeriets gennemførte indkøb fordelt på Økonomistyrelsens indkøbskategorier herunder udviklingen i virksomhedernes indkøbscompliance.

Det målsættes, at anvendelsen af Statens Indkøbsprogram i ministeriets virksomheder hver især ligger på 85 pct. eller over ved årets afslutning.

Retningslinjer

Den enkelte virksomhed foretager egne indkøb og tildeler disponentrettigheder i overensstemmelse med den gældende regnskabsinstruks. I tillæg har hver institution supplerende retningslinjer for indkøb af ekstern konsulentbistand.

  • Indkøb skal være velovervejede, herunder ved udvisning af sparsommelighed, og væsentlige dispo­si­tioner skal dokumenteres.
  • Den statslige indkøbskaskade følges. Det vil sige, at det altid skal afsøges, om indkøbet kan udføres via en eksisterende aftale i Statens Indkøbsprogram, inden øvrige aftaler indgås. Hertil er enhver indkøber forpligtet til i videst mulige omfang at anvende E-handel ved vareanskaffelser. Det anbefales at anvende Statens Digitale Indkøb til formålet.
  • Det bør overvejes, om indkøbet er nødvendigt, herunder om reparation eller øvrige udbedringer kan erstatte behovet for nyanskaffelser. Hertil opfordres decentrale indkøbere til at gøre sig overvejelser om bæredygtighed ved valg af leverandør, både socialt og miljømæssigt. Dette eksempelvis ved positiv vægtning af miljømærkede- og energibesparende produkter, lav TCO, LCA-sammenligning eller vurdering af leverandørers ESG- eller CSR-beskrivelser ved indkøb af serviceydelser. Det er et krav, at kontrakter indgået uden om de fællesstatslige aftaler indeholder arbejdsklausuler.

Forvaltningsmæssige forpligtelser

Ministeriet er forpligtet til at efterleve cirkulære om indkøb i staten, herunder følge den statslige indkøbskaskade. Hertil at konkurrenceudsætte i overensstemmelse med de fastsatte europæiske tærskelværdier.

Statens indkøbscirkulære og det statslige indkøbsprogram

Alle indkøb bør foretages via statens indkøbsprogram, det værende enten SKI-aftaler eller øvrige fællesstatslige indkøbsaftaler. Indkøbsaftaler på statens indkøbsprogram kan findes på SKI’s hjemmeside og på Økonomistyrelsens hjemmeside. Indkøb, der forudsætter udbud, skal offentliggøres på udbud.dk.

Hvis der ikke er tale om indkøb hos andre statslige virksomheder, eller hvis udbudspligten ikke allerede er afløftet, er ministeriet forpligtet til at gennemføre disse på markedsmæssige vilkår.

Udbudsloven finder anvendelse ved:

  • Køb af varer og tjenesteydelser over EU’s tærskelværdier (se udbudsloven afsnit II), samt kontrakter med klar grænseoverskridende interesse, der overstiger en værdi på 100.000 kr. (se udbudsloven afsnit IV samt krav om annoncering).
  • Indkøb under EU’s tærskelværdier og uden grænseoverskridende interesse, der overstiger 500.000 kr. (se udbudsloven afsnit V). For indkøb under 500.000 gælder udbudslovens § 2.
  • Indkøb, der overstiger tærskelværdierne, skal i udbud. Indkøb under tærskelværdierne skal gennemføres på markedsmæssige vilkår via tilbudsindhentning, markedsafdækning eller annoncering.

Tilbudsloven finder anvendelse ved:

Bygge- og anlægskontrakter under EU’s tærskelværdier på ca. 41 mio. kr. (se tilbudsloven afsnit I).

Ministeriets koncernindkøber

Der kan altid rettes henvendelse til ministeriets koncernindkøber (sss@digmin.dk). Koncernindkøberen tilbyder rådgivning og sparring angående indkøb, udbudsregler samt relevante overvejelser forbundet med grønne og økonomivenlige indkøb. Dertil bistå koncernindkøberen med koordineringen af de indkøb, der med fordel kan gennemføres på koncernniveau. 

Koncernindkøberen giver ligeledes adgang til SKI’s rammeaftaler via SKI’s brugerstyringsløsning.