I en travl hverdag kan det være svært at være helt ajour med sin journalisering. Derfor er det en god ide, at du løbende får tjekket din liste i F2 over ikke-journaliserede akter, og at du regelmæssigt sørger for at få overført relevante mails fra din Outlook til F2.
Det er dog ikke helt nok. Når en akt er kommet ind eller oprettet i F2, er det ikke ensbetydende med, at den er journaliseret.
Lad os tage en mail, som er landet i din Outlook-indbakke, som eksempel. Mailen er en høring fra et andet ministerium, og den skal derfor journaliseres:
-
Mailen skal du først flytte over i F2.
-
Den skal så tilknyttes den relevante sag. Hvis der ikke allerede er en relevant sag, opretter du en ny sag.
-
Sørg for at sætte en ansvarlig på. Hvis du ikke selv skal være ansvarlig, skal du sætte en kollega på.
-
Nu skal mailen journaliseres.
Du kan journalisere på to måder:
-
Højreklik på akten i en liste, og vælg ’Journaliser akt’. Det er også muligt at markere flere akter og journalisere dem alle på én gang.
-
Du kan også åbne akten og sætte flueben/hak ved feltet ’Journaliseret’. Tryk derefter på ’Gem’.
Og så er akten journaliseret!
Husk, at godkendelser og interne notater også skal journaliseres, men at hakket først skal sættes, når dokumenterne er endelige og ikke længere er udkast. Hvis der er akter, der ikke skal journaliseres, men som er lagt på en sag i F2 – eks. for dit eget overbliks skyld – skal du ikke sætte et hak. I stedet kan du i emneordsfeltet skrive ”tjekket, ej journaliseres”. Så vil den ikke fremgå af den kvartalsvise liste over dine ikke-journaliserede akter.
