Uanset, om du selv indsamler oplysninger, der indbefatter personoplysninger, – det kunne fx være i forbindelse med en spørgeskemaundersøgelse – eller du modtager dem uopfordret – det kunne være en borger, der skriver til os, om en anden borger, skal du orientere den registrerede særskilt herom.

Eksempler, hvor du skal være opmærksom:

• Du arbejder på et spørgeskema, du skal sende ud
• Du modtager en mail fra en person, der giver personoplysninger om en anden person
• Du skal afholde en konference, som du modtager tilmeldinger til

Vi overholder langt hen ad vejen oplysningspligten ved, at der i vores autosvar fra hovedpostkassen og i vores autosignatur i Outlook, er et link til ministeriets standardoplysningstekst. Sørg derfor altid for, at din mailsignatur er opdateret med linket til siden Sådan behandler vi personoplysninger.

Det er altså i praksis ikke så ofte, vi rent faktisk som sagsbehandlere kommer ud i, at vi selv skal huske at oplyse borgere (de registrerede) om, at vi behandler deres personoplysninger, men det gør det ikke desto mindre vigtigt, at vi ved, hvornår vi skal det.

Sådan oplyser du den registrerede om behandling af personoplysninger

Oplysningsteksten skal gives samtidig med, at vi selv indsamler personoplysningerne, og ellers så tidligt som muligt. Jura har udarbejdet skabeloner til oplysningstekster og en vejledning. Du finder dem her.

Oplysningsteksten indeholder især oplysninger om, at vi behandler oplysninger om vedkommende, kontaktoplysninger på ministeriet og ministeriets databeskyttelsesrådgiver, formålet med behandlingen af oplysningerne og retsgrundlaget for behandlingen, informationer om den registreredes rettigheder og adgangen til at klage til Datatilsynet. Hvis vi modtager oplysninger fra andre end den registrerede selv, skal vi også oplyse om hvor oplysningerne stammer fra.

Er du i tvivl om noget, er du er altid velkommen til at spørge Jura eller vores databeskyttelsesrådgiver til råds.