TIPS & TRICKS TIL DIN HVERDAG

Kan du også blive i tvivl om, hvad der skal journaliseres?

Publiceret 26-11-2025

Meget er ligetil, men indimellem kan det være lidt sværere at vurdere, hvad der skal journaliseres på en sag i F2. Her får du nogle guidelines. Brug din sunde fornuft, og husk, at der altid er hjælp at hente i Jura.

Den gyldne regel er: Vi skal journalisere ”dokumenter”, der har betydning for en sag eller sagsbehandlingen i øvrigt.

Det gælder:

Eksterne dokumenter, som vi modtager fra eller sender til udenforstående
Interne dokumenter i endelig form

Retorikken om dokumenter var måske mere ligetil dengang, vi sendte fysiske papirer med posten, og sager lå i omslag, som blev båret rundt i et ministerium. Dokumenter skal i dag forstås bredere, og det kan, som de fleste ved, lige så vel være en mail eller måske endda sms. Journaliseringspligten kan også omfatte fx Excel-ark, en PowerPoint-præsentation, billeder, video mv., hvis de nævnte betingelser er opfyldt.

Men formløse mails, noter og beskeder, fx over SMS eller WhatsApp, er ofte ikke journaliseringspligtige i sig selv. Det vil gælde ganske mange formløse mails mv., som vi sender og modtager som led i vores mere generelle virksomhed og ikke i tilknytning til en bestemt sag.

Det afgørende for, om noget materiale skal journaliseres, er dets indhold og funktion i forhold til den sag, det vedrører. Vær fx opmærksom på, om en mail eller sms indeholder oplysninger om fakta eller faglige vurderinger, der har betydning for en sag, eller oplysninger om væsentlige skridt i sagsbehandlingen. Så skal der journaliseres.

Ind i mellem kan det være kringlet

Når det er kringlet, så brug din sunde fornuft. Husk, at der ikke er noget i vejen for at journalisere mere, end der er pligt til, hvis du vurderer, at det kan sikre overblik over sagen.

Eksempler på dét,
du skal journalisere

Eksempler på dét,
du ikke har pligt til at journalisere

En skriftlig henvendelse fra en borger skal normalt altid journaliseres.
En udgående mail til ombudsmanden med en anmodning fra ministeriet om en fristforlængelse.
Fagligt bidrag fra et andet ministerium til besvarelse af et folketingsspørgsmål eller forslag til nye regler.
En SMS til en journalist om, at ministeriet ikke kan give aktindsigt (selvom sagsbehandling ikke bør foregå på SMS).
Et internt notat, der er (endeligt) godkendt af den øverst ansvarlige for det givne område.

Formløs mailudveksling med en sagsbehandler i et andet ministerium om tidsperspektivet for et kommende samarbejde. Derimod kan det være relevant at journalisere en mere formelt aftalt tidsplan.
En udgående mail til en sagsbehandler i et andet ministerium med generel orientering om lovgivning på ministeriets område. Derimod skal et egentligt fagligt bidrag til en sag i et andet ministerium journaliseres.
En mail- eller sms-korrespondance med ændret mødeplan, da en gæst er forsinket.
Et internt udkast til et notat, der ikke er endeligt godkendt.
En indgående mail med kursusmateriale eller generiske indbydelser.

Se flere eksempler i journalinstruksen.

Brug for hjælp?

Har du brug for hjælp, så kom endelig forbi Jura, eller deltag på Drop in-café om F2 og journalisering. Hold øje med intranettet, hvor tiderne for Drop in-café lægges ud.

Tips & tricks til din hverdag

Ministersekretariatet og Jura deler sammen ud af guldkorn til at overholde ordentligheden og hjælpe dig selv og dine kollegaer.

Du får konkrete tips til hverdagen med sager, layout og journalisering i F2, eller bliver mindet om det, du måske allerede vidste, men – en sjælden gang i mellem :-) – glemmer at praktisere.