F2 er bygget op af akter og sager. Sørg altid for, at akter bliver tilknyttet en sag, når de
- bliver oprettet,
- bliver overført til F2
- eller når de bliver ansvarsplaceret hos dig som sagsbehandler.
Ellers flyver de rundt, bliver væk – og er meget svære at finde igen.
Kommer en akt ind fra Outlook, herunder fra ministeriets hovedpostkasse, vil akten ikke være tilknyttet en sag. Forestil dig et løst papir, der ikke er et omslag omkring. Det er sagsbehandlerens ansvar at få akten tilknyttet til enten en eksisterende relevant sag i F2 eller at oprette en ny sag.
Det handler både om at gøre sagsbehandlingen effektiv og om at sikre, at vi opbevarer data ordentligt og helt generelt overholder arkivloven.
Den kvartalsvise opgørelse over journaliserede akter, der ikke er tilknyttet en sag, hjælper os til at få fanget ”løse” akter, men husk at få tilknyttet akterne løbende.
