Der er væsentlig forskel på, om du sender en chat til en kollega eller skriver en note.
Chats bruger vi til uformel koordinering og kommunikation, når vi skal løse vores opgaver. En chat kan kun tilføjes til en akt, og det er kun chatdeltagere, der kan se indholdet af chatten. En chat slettes automatisk efter 180 dage uden aktivitet. Chats bliver som udgangspunkt ikke afleveret til Rigsarkivet.
Eksempel på en chat: ”Hej xx. Vi har modtaget denne hos os, men er i tvivl om den ikke hører til hos jer?”.
Noter bruges til formel kommunikation og kan tilføjes til både akter og sager. Noter bidrager primært til at kunne dokumentere, hvad der er sket i en sag. Noter kan ses af alle brugere, som har adgang til akten eller sagen, hvor noten er tilføjet. En note slettes ikke automatisk, og hvis noten ligger på en journaliseret akt, bliver den afleveret til Rigsarkivet.
Eksempel på en note: ”X-kontoret har ikke bidrag til denne høring. Afstemt på KC-niveau.” eller ”Godkendt mundtligt af X d.d.”.
En note vil også være god at bruge i den situation, hvor en sag eller akt skal henlægges uden at der skal foretages yderligere. Her kan noten nemlig dokumentere, at der er taget stilling til akten, og belyse, hvorfor sagen/akten blev henlagt.
En grundregel er derfor at spørge dig selv, om den besked, du skal til at sende, er vigtig i forhold til at dokumentere den pågældende sags forløb for eftertiden – og ikke blot en besked, der her og nu er nyttig at have for dig. For så skal beskeden i en note.
Spørgsmål?
Hvis du har et konkret eksempel, du er i tvivl om, så tøv ikke med at tage fat i Jura.
