Forudsætningen for at anvende Digital Post i F2 er, at modtageren har et CPR- eller CVR-nummer, og at det nummer er registeret på parten i F2's partsregister. Du kan inden afsendelse undersøge, om modtageren er tilmeldt Digital Post, ved at klikke på feltet ”Hent modtagerens tilmeldingsstatus”.
Når du sender en akt i F2 via Digital Post, sendes aktdokumentet ikke med – det kan slet ikke udfyldes. Derimod er det første bilag på akten der vises som tekst for modtageren, og det er altså det første bilag, som modtageren ser som selve e-mailen. Rækkefølgen af de bilag, som vedlægges akten, er derfor afgørende for en korrekt håndtering af forsendelser sendt via Digital Post.
Afsender af din Digital Post afgøres af, hvor du er medarbejder (din rolle i F2).
Generelt vil den digitale post bliver af sendt fra departementet. Men hvis du er logget på som sagsbehandler i valgenheden, vil din meddelelse blive afsendt til borgeren/myndigheden/virksomheden fra Valgenheden, og hvis du er sagsbehandler i CPR-administrationen, så vil din meddelelse få CPR-administrationen som afsender.
Fremgangsmåden for oprette forsendelser via Digital Post i F2 er:
- Opret en akt med Digital Post-visning, som beskrevet ovenfor.
- Vedhæft et dokument, som udgør selve beskeden/brevet.
- Vedhæft eventuelle yderligere dokumenter efter det første dokument (selve brevet) på akten.
Fremgangsmåden for at besvare henvendelser sendt fra en borgers/virksomheds digital post er blot:
- Tryk på besvar i den modtagne digitale post.
- Vedhæft et dokument, som udgør selve beskeden/brevet.
- Vedhæft eventuelle yderligere dokumenter efter det første dokument (selve brevet) på akten.
F2 giver mulighed for at rette titlen på bilag, før du sender til Digital Post. Det er vigtigt, hvis flere bilag har samme titel, da løsningen i så fald vil afvise forsendelsen.
Der er nogle begrænsninger i systemet i forbindelse med afsendelse af Digital Post – det er ikke begrænsninger vi kan gøre noget ved, da de gælder generelt i den Digitale løsning.
Ikke alle dokumenttyer understøttes. Meddelelser indeholdende materiale af blivende værdi bør vedhæftes i PDF. Desuden omdanner F2 de fleste dokumenttyper til PDF helt automatisk.
- Den samlede forsendelsesstørrelse må højst være 99,5
- Akten må højst indeholde et hoveddokument og 10 bilag.
Opret akten fra F2 som Digital Post. Der kommer ingen kvitteringer, da afleveringen fra F2 til digital post sker direkte via en sikker kanal. Digital Post-akten i F2 markeres i stedet med et @ tegn, hvor der på andet afsendt materiale vises en kuvert. Efter få minutter kan du i ”status” på den afsendte digitale post se om meddelelsen er blevet accepteret og behandlet af det fælles offentlige Digitale Post system.
Mail-systemet hos Statens-IT (det vi ser via Outlook), er ikke involveret, når Digital Post i F2 anvendes.