Outlook og K:- og H:-fildrev er transitsystemer. De er ikke tilstrækkeligt sikrede til længere tidsopbevaring af fortrolige eller følsomme personoplysninger. Disse oplysninger skal derfor slettes fra Outlook eller drev – men husk naturligvis at overføre journaliseringspligtige dokumenter/mails til F2, inden du sletter.
Alt efter hvilke typer oplysninger, der er tale om, er der særlige frister for sletning:
- Dokumenter/mails med følsomme eller fortrolige personoplysninger herunder CPR-nummer: Skal slettes senest 30 dage efter modtagelsen/afsendelsen/oprettelsen (f.eks. en borgerhenvendelse med helbredsoplysninger eller beskyttet adresse).
- Dokumenter/mails med almindelige personoplysninger, hvis behandlingen af dem er en del af det primære formål: Skal slettes når formålet ophører, dog senest efter 1 år. (f.eks. en borgerhenvendelse der kun indeholder almindelige personoplysninger om fx navn eller adresse).
- Dokumenter/mails med almindelige personoplysninger, og hvor behandlingen af dem ikke er det primære formål: Skal slettes når formålet ophører, dog senest ved din fratrædelse. (f.eks. kontaktoplysninger på samarbejdspartnere eller mails medvidendeling med kollega).
Er du i tvivl om håndtering eller opbevaring af en specifik mail eller et dokument, der indeholder personoplysninger, så tag altid gerne fat i Jura eller i departementets databeskyttelsesrådgiver (DPO).
Læs mere om reglerne for opbevaring af sletning af dokumenter/mails med personoplysninger her.