Disse retningslinjer vedrører opbevaring af personoplysninger i Outlook og på fildrev.
Retningslinjerne er et supplement til vores retningslinjer om informationssikkerhed.
Håndtering og opbevaring af personoplysninger i transitsystemer
Outlook, som er vores mailsystem, og fildrevene (K:-drevet, hvor afdelinger og kontorer har hver deres mappe og H:-drevet, som er vores personlige mappe), er transitsystemer, som ikke er tilstrækkeligt sikrede til længere tids opbevaring af fortrolige eller følsomme personoplysninger. Disse systemer har derfor ikke et teknisk eller organisatorisk beskyttelsesniveau, der i tilstrækkelig grad kan passe på fortrolige og følsomme personoplysninger.
F2 er vores journalsystem, der er udviklet til langtidslagring af informationer. F2 har et teknisk og organisatorisk beskyttelsesniveau i form af logning af handlinger i systemet samt mulighed for opsætning af specifikke adgangsbegrænsninger, der imødekommer de krav, som behandling af fortrolige og følsomme personoplysninger kræver. F2 er ligeledes det system, der understøtter vores journaliseringspligt, og alt, hvad der er relevant og nødvendigt for vores sagsbehandling og opgavevaretagelse, skal opbevares her.
Særlige slettefrister i Outlook og på fildrev
Idet Outlook og fildrevene ikke er beregnet til langtidslagring af personoplysninger, gælder der særlige frister for sletning af mail og dokumenter, der indeholder personoplysninger, og som behandles i disse systemer. Slettefristerne er afhængig af hvilken type af personoplysninger, der behandles.
Slettefristerne er derfor opdelt i følgende 3 kategorier af personoplysninger:
Når du sletter fra Outlook, skal du huske at slette din mappe Slettet Post/Deleted Items. Når du har overført mails til F2, skal du huske også at overføre disse til mappen Slettet Post.
Når du sletter fra fildrev, skal du huske også at slette filerne i papirkurven på din computer.
Husk journalisering inden sletning
Det er vigtigt, at du husker at overføre journaliseringspligtige mails eller dokumenter til F2, inden du sletter i Outlook og på fildrevene.
Er du i tvivl?
Er du i tvivl, om håndtering eller opbevaring af en specifik mail eller et dokument, der indeholder personoplysninger, kan du altid rette henvendelse til Jura eller til departementets databeskyttelsesrådgiver (DPO).
Er du i tvivl om, hvad der skal journaliseres i F2, kan du orientere dig nærmere herom i ministeriets guidelines for god journaliseringspraksis her.