- Henvendelser til ministeren:
- Når Presse Pressemodtager henvendelser fra journalister eller andre aktører, vurderer Presse, om der er tale om kendt stof, dvs. om henvendelsen kan bringes direkte til ministeren, eller om der skal søges rådgivning i fagkontor, før Presse kan rådgive ministeren om den videre håndtering af henvendelsen.
- Hvis der er behov for beredskab eller skriftlige svar til den videre håndtering, tager Presse kontakt til fagkontor. Enten ved at videresende mail fra journalist og/eller ved at beskrive, hvad der er behov for. Herefter forelægger fagkontor beredskab/svar i F2 og chatter alle Presse-medarbejdere. Hvis der er behov for sparring med Presse før forelæggelse, er denne altid velkommen.
- I forbindelse med skriftlige svar, som fagkontor har forelagt i F2, har Presse ansvar for at journalisere mailsvar (og evt. anden sagsbærende korrespondance med journalisten) i F2 på samme sagsnummer som forelæggelsen. Har svaret ikke været forelagt i F2, skal Presse sende mailsvar til sagsbehandler, som har ansvar for journalisering.
- I forbindelse med Presses korrespondance med journalister, som fagkontor ikke har været inde over, er det Presses ansvar at oprette sagsnummer og journalisere al sagsbærende korrespondance i F2.
- Hvis fagkontor selv modtager henvendelser fra journalister står fagkontor selv for besvarelse og journalisering, men kan efter behov sparre med Presse om besvarelsen. Pressechef (POA) orienteres om henvendelsen, hvis fagkontor vurderer, at den kan få relevans for ministerens/ministeriets videre arbejde.
- Henvendelser til ministeriet:
- En række henvendelser handler alene om faktuelle oplysninger og kalder ikke på svar fra ministeren, men fra ministeriet. Disse henvendelser sendes som hovedregel til et fagkontor, der udarbejder et skriftligt svar.
- Det er fagkontoret, der vurderer, om svaret skal forelægges i F2, eller om der er tale om en KC-godkendt besvarelse, som Presse kan sende til journalist.
- Hvis svaret ikke været forelagt i F2 og alene er sendt som KC-godkendt svar på mail til Presse, skal Presse efterfølgende sende dette mailsvar (og evt. anden sagsbærende korrespondance med journalisten) til sagsbehandler på fagkontor, som har ansvar for at journalisere korrespondancen i F2 på samme sagsnummer.
- I nogle tilfælde kan der være tale om henvendelser, som andre journalister for nylig har fået besvaret, og hvor svaret derfor er det samme. I dette tilfælde er det Presse’s ansvar at journalisere mailhenvendelse og mailsvar på samme sagsnummer.
- Henvendelser fra journalister, som alene håndteres af Presse, og som indebærer sagsbærende korrespondance med journalister, har Presse ansvar for at oprette sagsnummer på og journalisere. Presse har samtidig ansvar for at orientere fagkontor om henvendelsen, hvis korrespondancen har sagsbærende karakter og/eller betydning for ministeriets videre arbejde.
- Pressemeddelelser og taler:
- Når fagkontor udarbejder udkast til fx pressemeddelelse eller tale, skal udkast altid sendes til Presse før forelæggelse – enten på mail eller via F2. Presse har herefter ansvar for at kommentere og svare fagkontor hurtigst muligt og efter aftale. Denne procedure indebærer samtidig, at pressechef (POA) ikke behøver indsættes i godkendelsesrække i F2. Men i forbindelse med F2-forelæggelse skal alle i Presse chattes.
- Når Presse udarbejder udkast til pressemeddelelse, skal udkast altid sendes til relevant KC. Her aftales i det konkrete tilfælde, om det er Presse eller fagkontor, der har ansvar for den videre F2-forelæggelse.
- Debatindlæg og lignende aktiviteter
- Det vil typisk være Presse, der har ansvar for udarbejdelse af debatindlæg, og dermed også Presse, der har ansvar for F2-forelæggelse og journalisering af indlæg med fagligt indhold.
- Der kan i enkelte tilfælde være tale om indlæg, der rummer så dyb faglighed, at Presse vil bede fagkontor om at udarbejde et udkast, som Presse kan arbejde videre med. Det vil dog også i disse tilfælde være Presse, der har ansvar for F2-forelæggelse og journalisering.
- Aktindsigter
- Hvis Presse modtager anmodning om aktindsigt, sendes denne videre til det relevante fagkontor, som tager sig af det videre forløb. Med mindre der er tale om en aktindsigt, der alene involverer Presse’s kommunikation (fx i forbindelse med et debatindlæg). Pressechef (POA) chattes altid på besvarelser.
- Hvis fagkontor modtager anmodning om aktindsigt fra pressen uden om Presse, skal pressechef (POA) orienteres/chattes om både anmodning og besvarelse. I forbindelse med anmodning om aktindsigt fra anden part end pressen er det op til fagkontoret at vurdere, om POA skal orienteres.