Koordinering af revisioner og undersøgelser i departementet
Ansvaret for den overordnede koordination og kontrol af opfølgning på Rigsrevisionens revisioner og undersøgelser er placeret hos departementets rigsrevisionskoordinator i Kontor for administration og Økonomi. Rigsrevisionskoordinatoren er således bindeledet mellem ministeriet og Rigsrevisionen.
Alle henvendelser fra Rigsrevisionen til departementet skal gå til departementets rigsrevisionskoordinator, som er ansvarlig for at orientere og formidle videre til de relevante chefer og kontorer. Når Rigsrevisionen igangsætter en ny undersøgelse eller opfølgning på en undersøgelse opretter rigsrevisionskoordinatoren en sag i F2, som navngives ”RR [årstal]: [navn på undersøgelsen]”. Alle akter vedrørende undersøgelsen skal journaliseres på denne sag af både rigsrevisionskoordinator og fagkontor.
Alle sager til minister og departementschef vedrørende Rigsrevisionen udarbejdes af de reviderede kontorer, men koordineres og forelægges af rigsrevisionskoordinatoren.
Alt materiale og information, som sendes til Rigsrevisionen, sendes af departementets rigsrevisionskoordinator. Hvis et kontor undtagelsesvist ikke er i stand til at levere svar eller materiale til Rigsrevisionen inden for den afsatte frist, skal Kontor for administration og Økonomi informeres i god tid, så Rigsrevisionen kan få besked.
Det kan aftales konkret med rigsrevisionskoordinatoren, at en chef eller medarbejder i et af kontorerne i departementet har den direkte dialog med Rigsrevisionen. Det kan fx være i tilfælde, hvor Rigsrevisionen løbende beder om materiale ved regnskabsrevision. Oversendelsen af materialet skal altid ske med rigsrevisionskoordinatoren i kopi.
Ved beretningsundersøgelser koordinerer og deltager rigsrevisionskoordinatoren altid på åbningsmøder sammen med det kontor, som revisionen drejer sig om. Ved Rigsrevisionens besøg ved årsrevision eller løbende besøg ved en beretningsundersøgelse, vurderes det fra gang til gang, om det er relevant for rigsrevisionskoordinatoren at deltage. Hvis et møde med Rigsrevisionen arrangeres med initiativ fra det reviderede kontor i departementet, skal der altid ske orientering af rigsrevisionskoordinatoren.
Implementering af anbefalinger og opfølgning på bemærkninger
Der skal altid foretages umiddelbar implementering af de anbefalinger, som ikke kræver yderligere afklaring fx rettelser af fejl i regnskabet. Hvis departementet modtager et management letter fra Rigsrevisionen, som altid vedrører mere alvorlige emner, skal der foretages en øjeblikkelig indsats, som følger op på revisionsbemærkningerne. Ved implementering af mere omfattende ændringer eller forslag udarbejdes en enkel tids- og handleplan med udgangspunkt i vedlagte skabelon.
Det er det kontor, som revisionen vedrører, som skal følge op på rigsrevisionens anbefalinger. Rigsrevisionskoordinatoren indkalder det ansvarlige kontor til et møde, hvor opfølgningen på rigsrevisionens bemærkninger drøftes. Efterfølgende sender det ansvarlige kontor en tids- og handleplan for implementering af eventuelle nye tiltag til rigsrevisionskoordinatoren inden for en måned efter Rigsrevisionens rapportering. Handlingsplaner lægges på F2-sagen og revisionsoverblikket af hhv. fagkontoret og Rigsrevisionskoordinatoren.
Rigsrevisionskoordinatoren følger løbende op på handlingsplaner, og som minimum halvårligt.
Revisionsoverblikket
Rigsrevisionskoordinatoren holder et systematisk og samlet overblik over historiske, igangværende og kommende revisioner, herunder bemærkninger fra Rigsrevisionen og Statsrevisorerne, på tværs af ministerområdet, personer og tid. Overblikket benyttes blandt andet ved den løbende revisionsopfølgning.
I revisionsdatabasen registreres overordnet konklusion, Rigsrevisionens anbefalinger, Statsrevisorernes bemærkninger, virksomhedens svar/ministerredegørelse og opfølgning på Rigsrevisionens bemærkninger. Dertil angives status på undersøgelsen, virksomhed, dato, titel, type, sagsnummer og ansvarligt kontor.
Lukning af undersøgelser, revisioner og revisionsbemærkninger
Kontor for administration og Økonomis lukning af revisionsbemærkninger kan foretages, når afdelingschefen for det reviderede kontor vurderer, at den konkrete risiko anført i revisionsbemærkningen er imødegået eller nedbragt på et acceptabelt niveau.
Når revisionsbemærkninger fra henholdsvis Rigsrevisionen og Statsrevisorerne vurderes lukket, bliver selve rapporterne eller bemærkningerne markeret med ”håndteret - afventer opfølgning fra RR” i revisionsoverblikket, indtil Rigsrevisionen vurderer, at rapporterne eller beretningerne kan lukkes i forbindelse med opfølgende revisioner. Således bliver det synligt, at revisionsbemærkningerne er håndteret, uagtet hvornår Rigsrevisionen vælger at følge op.
Kontakt
Ved henvendelser til Administration og Økonomi vedr. Rigsrevisionen eller Statsrevisorerne kan Rigsrevisionskoordinator, Sigurd Sejer Skov, kontaktes via mail: sss@digmin.dk, eller telefonisk: 72 28 24 26.