Regeringen forelægger EU-retsakter i FEU mundtligt til enten orientering eller til forhandlingsoplæg. Dertil forelægges dagsordenen for rådsmøder i det omfang væsentlige sager skal drøftes. Regeringen kan nøjes med at orientere om sager af væsentlig betydning, mens der både skal orienteres om og forelægges forhandlingsoplæg, når der er tale om vedtagelser af retsakter af større rækkevidde. Regeringen vurderer, om der skal tages forhandlingsoplæg, hvilket der skal for al primær lovgivning. Både forelæggelser til orientering og til forhandlingsoplæg sker som udgangspunkt af den ansvarlige minister på et møde i FEU. Orienteringer kan foretages af andre ministre, hvilket dog kan give anledning til påtale fra medlemmerne af FEU. FEU orienteres første gang om en sag skriftligt i et grund- og nærhedsnotat, som blandt andet beskriver forslagets formål, indhold, høringssvar og regeringens foreløbige, generelle holdning.
For sager af større rækkevidde bør FEU som udgangspunkt orienteres om sagen på et udvalgsmøde minimum én gang inden den forelægges til forhandlingsoplæg. Dette kan ske som et ”siden sidst” punkt ifm. forelæggelse af andre sager. Under siden sidst orienteres FEU også om udviklingen i sager, hvor der er taget forhandlingsoplæg eller andre sager der kan have udvalgets interesse.
Forhandlingsoplægget skal forelægges inden der opnås enighed i Rådet, en såkaldt ’generel indstilling’, så der fortsat er mulighed for at påvirke forhandlingerne. Omvendt skal mandatet først tages, når der er tilstrækkelig klarhed over forslagets implikationer, danske interesser og prioriteter samt forhandlingssituationen. I Udenrigsministeriets retningslinjer henstilles der til, at forhandlingsoplægget for så vidt muligt forelægges senest otte uger før den generelle indstilling indgås. Det anbefales at tage mandater i så god tid som muligt.
Prioriterede sager
Fra oktober 2023 kan Folketinget udtage forslag som ”prioriterede sager”, som skal forelægges til orientering i relevante fagudvalg senest otte uger efter, at forslaget foreligger i dansk sprogversion. Her skal der ift. FEU-forelæggelsen af forhandlingsoplægget være særligt fokus på om regeringen har rettet sig efter evt. input, som fagudvalget kommer med i den første behandling af forslaget. Se "Prioriterede sager" i FEU for leverancer og proces.
Møder i FEU
På møder i FEU vil ministeren indledningsvist forelægge sagerne i en tale. Ved forhandlingsoplæg gælder det talte ord. Ministeren vil i sin tale fremføre forhandlingsoplægget med udgangspunkt i den kommenterede dagsorden. Derefter vil ministeren blive stillet spørgsmål fra medlemmerne, hvilket kan være over flere runder (oftest tre spørgsmål af gangen). Ved forhandlingsoplæg vil spørgsmålene ofte vedrøre linjen og vægtningerne i forhandlingsoplægget, men der kan spørges ind til alle dele af forelæggelsen. Ministeren skal som udgangspunkt selv svare mundtligt. Ved forelæggelse til orientering kan ministeren på konkrete spørgsmål vælge at eftersende skriftlige svar til udvalget. Ved forhandlingsoplæg skal ministeren dog helst kunne svare omgående for at være sikker på, at få mandat på mødet. Der er derfor behov for grundig forberedelse.
Det kan f.eks. ske ved afstemning med ministeren inden materialet står helt færdigt (f.eks. gennem et formøde eller en sag med foreløbig skitsering af FEU-forelæggelsen eller plan for et rådsmøde). Dertil vil et formøde blive sat i kalenderen til dagen før forelæggelsen for at afstemme de sidste detaljer.
Ved tekniske lovforslag kan der med fordel planlægges en teknisk gennemgang af forslaget, inden forelæggelsen i FEU. Her inviteres FEU-medlemmerne og deres sekretariater af ministeriet. På mødet vil det være muligt for embedsmænd at fremlægge forslagets indhold og besvare spørgsmål. Den tekniske gennemgang kan dertil fungere som en god introduktion til forslaget for ministeren og sikre, at drøftelsen i FEU fokuserer på de politiske dele af forslaget, fremfor på tekniske elementer. Mødet tjener også som en fin mulighed for at få tidlige idéer om politiske spørgsmål, som kan komme op.
Inden forelæggelse
Der er fra ministersekretariatet opmærksomhed på at sikre inddragelse af ordførerne i regeringens parlamentariske grundlag. Her vil de halvmånedlige SVM-ordførermøder være en mulighed for at drøfte kommende forelæggelser i Europaudvalget. Her kan regeringens forestillede linje også vendes – dog med opmærksomhed på, at linjen er foreløbig, da den endelige linje lægges i regeringens interne EU-beslutningsprocedure, som løber frem til forelæggelsen. Møderne kan med fordel tænkes ind i processen ift. hvornår en forlæggelse skal ligge, mens det også kan overvejes at inddrage SVM-ordførerne i de tekniske gennemgange af forslag.
Derudover er det en god skik at orientere det ansvarlige fagudvalg om sagen inden den forelægges for FEU til forhandlingsoplæg. Dette kan med fordel ske mundtligt på det pågældende udvalgsmøde umiddelbart inden FEU. For Digitaliseringsministeriet vil det relevante udvalg som oftest være Digitaliserings- og IT-udvalget (DIU). Som minimum bør orienteringen foregå skriftligt via et orienteringsnotat, hvis timingen ikke passer med f.eks. de interne regeringsprocesser ift. fastlæggelse af linje.
I sager med væsentlige økonomiske konsekvenser skal regeringens forhandlingsoplæg afstemmes regeringens Økonomiudvalg (ØU). Dette skal ske absolut senest fredagen inden FEU, da den kommenterede dagsorden, hvor forhandlingsoplægget indgår i, skal oversendes til regeringens EU-udvalg senest den dag. Det anbefales dog at dette sker tidligere, da ØU-drøftelser kan føre til justeringer i regeringens forhandlingsoplæg. Finansministeriet ønsker, at der er to uger imellem forbedrende økonomiudvalg (FØ) og ØU.
Leverancer og formalia
Forud for FEU skal der forberedes følgende leverancer:
- Samlenotat (SN) – oftest en opdatering af grund- og nærhedsnotatet, altså en beskrivelse af forslagets indhold, konsekvenser, høringssvar og regeringens generelle holdning.
- Notat om forhandlingsoplæg til Europaudvalget – indeholder regeringens indstillinger.
- Indstillingsnotat for forhandlingsoplæg – regeringsinternt dokument, som indeholder regeringens indstillinger, samt evt. vurdering om sagens udvikling eller andre konkrete landes positioner.
- Tale til Ministeren – til FEU og evt. DIU. Kort opridsning af sagen, regeringens holdning samt de ordrette indstillinger fra notatet om forhandlingsoplæg. Ved prioriterede sager skal der være opmærksomhed på fagudvalgets anbefalinger fra tidligere forelæggelse.
- Beredskaber – som nævnt er der især ved forhandlingsoplæg behov for at kunne svare ved det gældende møde for at være sikker på støtte til forhandlingsoplægget.
- Orienteringsnotat til DIU
- Mail til politiske kontakter (kun ved forhandlingsoplæg)
- Slides og talepunkter til teknisk gennemgang (kun ved forhandlingsoplæg)
- ØU-cover samt dertilhørende håndakter (kun ved forhandlingsoplæg)
- Bidrag til kommenteret dagsorden for SVM-ordførermøder.
Samlenotat og notat om forhandlingsoplæg og indstillingsnotat skal ifølge den danske EU-beslutningsprocedure sendes i høring i det relevante specialudvalg (myndighedskreds) (SPU) og i regeringens EU-Udvalg (EUU). Samlenotatet skal oversendes til FEU absolut senest 8 dage for FEU-mødet. Oversendelse til FEU og EUU skal ske via Udenrigsministeriet EU-Koordination (EKN).
Materiale til forelæggelsen i Europaudvalget skal som udgangspunkt være ved ministersekretariatet syv dage inden forelæggelsen for at give tid til at vende tale og beredskaber på formødet og efterfølgende justeringer.