Ud over denne guide kan du finde hjælp til din sag her:

Intern hjælp:

• Ministeriets interne aktindsigtsvejledning (intranettet). Guiden her henviser til afsnit i vejledningen, hvor reglerne er gennemgået.
• Brevskabeloner til aktindsigtsafgørelse, fristbrev og høringsbrev (F2).
• Eksempler på tidligere aktindsigtsbesvarelser (intranettet).
• Vejledning i søgninger ved tværgående aktindsigts- og indsigtsanmodninger (intranettet).

Eksterne links:

• Offentlighedsloven
• Justitsministeriets vejledning om lov om offentlighed i forvaltningen
• Offentlighedsportalen

Hvis aktindsigtsanmodningen skal behandles efter reglerne i miljøoplysningsloven, er disse regler ikke udfoldet i denne guide. I stedet kan du finde hjælp til din sag i Miljøministeriets vejledning til lov om aktindsigt i miljøoplysninger

Du er altid velkommen til at spørge Organisationsudvikling og Jura til råds. Såfremt der skal meddeles helt eller delvist afslag, skal sagen drøftes med Organisationsudvikling og Jura. Ring til os, kom forbi eller skriv til aktindsigt@digmin.dk.

1. Du har modtaget en aktindsigtsanmodning

• Start med at oprette en sag i F2, og journalisér anmodningen på sagen. Sagstypen skal være ”0114 Aktindsigter”, og titlen skal være ”Anmodning om aktindsigt fra [medie og journalist eller navn på borger] i sag/dokumenter om [emne]”. Tilknyt mediet eller borgeren som part på sagen.  Se afsnit 12 om journaliseringspligt. Se endvidere ministeriets journalinstruks, afsnit 5.
• Send en kopi af anmodningen til aktindsigt@digmin.dk. På den måde får Organisationsudvikling og Jura kendskab til sagen.
• Orienter med det samme Presse (poa@digmin.dk), hvis sagen kan give anledning til omtale i medierne, eller hvis anmodningen om aktindsigt kommer fra et medie eller en journalist.

2. Foretag herefter disse indledende overvejelser

• Er ministeriet rette myndighed? Se afsnit 8.1. om, hvilken myndighed der er kompetent.
• Er der pligt til at underrette nogen om aktindsigtsanmodningen (kun i personalesager)? Se afsnit 8.4.

3. Vær opmærksom på sagbehandlingsfristerne

Det er arbejdsdage efter anmodningen, så dagen for anmodningen tæller ikke med.

4. Foretag herefter disse indledende sagsbehandlingsskridt

4.1. Hvilket regelsæt skal aktindsigten behandles efter?

• Skal aktindsigtsanmodningen behandles efter offentlighedslovens regler eller efter andre regler? Se afsnit 1 om offentlighedslovens anvendelsesområde.
• Vær opmærksom på, at en anmodning om aktindsigt i miljøoplysninger skal behandles efter reglerne i miljøoplysningsloven. Se afsnit 1.1.1.

4.2. Hvilke sager og dokumenter ønskes der aktindsigt i?

• Hvad ønsker journalisten/borgeren aktindsigt i? Se afsnit 3 om identifikationskravet og ressourcereglen samt afsnit 8.3. om afgrænsning af aktindsigtsanmodningen.
• Identificér, hvilke sager og dokumenter journalisten/borgeren ønsker aktindsigt i. Se fremgangsmåde for søgninger ved bl.a. tværgående aktindsigtsanmodninger i vejledningen om ”Søgninger ved tværgående aktindsigts- og indsigtsanmodninger”. Vær også opmærksom på, om der kan være relevante sager/dokumenter i TTJ-systemet (dokumenter klassificeret TIL TJENESTEBRUG).
• Sørg for, at det fremgår tydeligt af sagen – f.eks. i afgørelsen, internt notat, bilag eller godkendelsessiden – hvilket samlet materiale der er indgået i ministeriets sagsbehandling og overvejelser. Det er nødvendigt, hvis der efterfølgende klages m.v.

Vær opmærksom på, at i F2 fremgår godkendelses-siden (dokumentet) ikke af den pdf, som dannes, hvis du anvender ”Dan aktindsigt”. Se herom nedenfor under guidens pkt. 6.

4.3. Er dokumenterne journaliserede? Er notatpligten opfyldt?

• Er alle journaliseringspligtige dokumenter i den sag, borgeren ønsker aktindsigt i, journaliserede? Se afsnit 12 om journaliseringspligt.
• Er der gjort notat i det omfang, reglerne siger man skal? Se afsnit 11 om notatpligt.

4.4. Er der noget problem i at give fuld aktindsigt?

• Overvej, om der er noget problem i at give journalisten/borgeren aktindsigt i det, der er bedt om. Tal med din nærmeste chef om det. Hvis I vurderer, at det ikke er problematisk at give aktindsigt i det, der er bedt om, kan aktindsigtsanmodningen imødekommes umiddelbart. Ved fuld imødekommelse er der ikke behov for en begrundelse. Der kan svares ved en mail med det fulde materiale vedlagt.
• Hvis du overvejer at give afslag – helt eller delvist – skal du tale med Organisationsudvikling og Jura, inden du afgør sagen, så vi kan sikre en ensartet og lovlig praksis i ministeriet. Et afslag på aktindsigt kræver en korrekt juridisk begrundelse for hvert enkelt dokument, som skal fremgå af afgørelsen (evt. i en aktoversigt).

5. Selve sagsbehandlingen

• Skal der ske høring af fx en virksomhed eller anden myndighed? Se afsnit 8.5. Se brevskabelon (F2).
• Skal der ske partshøring af anmoderen, før du afgør sagen? Se afsnit 8.6.2.
• Husk sagsbehandlingsfristerne. Se afsnit 8.2 og ovenfor.

6. Vurderingen af, hvad der skal gives aktindsigt i

• Er sagen undtaget fra aktindsigt? Se afsnit 6.1.
• Er dokumentet undtaget fra aktindsigt? Se afsnit 6.2
• Hvis ja: Er der ekstraheringspligt, dvs. at oplysninger skal udleveres, selvom dokumentet i øvrigt er undtaget fra aktindsigt? Se afsnit 7.
• Er oplysninger i et dokument undtaget fra aktindsigt? Se afsnit 6.3.
• Har borgeren krav på indsigt i dataudtræk eller en databeskrivelse? Se afsnit 4.
• Har borgeren krav på egenacces? Se afsnit 2.4.
• Overvej altid at give meroffentlighed, dvs. ud over hvad der er pligt til. Se afsnit 5.

7. Afgørelse om aktindsigt

• Se brevskabelon for udformning af afgørelsen (F2).
• Er afgørelsen begrundet, som den skal? Se afsnit 8.6.3.
• Er der truffet delafgørelse? Se afsnit 8.2.1.
• Skal andre underrettes om afgørelsen? Se afsnit 8.10.
• Udlevering af materiale sker som udgangspunkt ved at anvende funktionen i F2 til at generere den ønskede aktpakke, jf. umiddelbart nedenfor.

Der trækkes en fil med de akter, der udleveres, samt aktdetaljer for disse akter, dvs. det materiale, der udleveres af ministeriet som svar på aktindsigten:

Markér de relevante akter - højreklik - vælg ”Rapporter” - vælg ”Dan aktindsigt” - Under ”Indhold” vælges ”Fuld” - Fravælg evt. dokumenter på sagen, der ikke skal medtages (Fold akten ud ved at klikke på ”+”, højreklik på dokumentet og fjern flueben ved ”Medtages”) - Vælg herefter ”Dan aktindsigt” - Aktindsigten, altså akter og aktliste med disse akter, dannes som en samlet pdf i din F2 indbakke.

Godkendelses-sider (dokumentet) i F2 fremgår ikke af den pdf, som dannes, hvis du trækker godkendelses-akten ved at vælge akten på sagen og derefter vælger ”Rapporter” og ”Dan aktindsigt”. Hvis du skal udlevere en godkendelsesside, skal du derfor i stedet trække en godkendelses-akt ved at åbne akten og vælge ”Dan akt som PDF”, da godkendelses-siden vil fremgå af denne pdf. Godkendelsessiden må så vedlægges særskilt.

Hvis oplysninger i dokumenter skal undtages, skal det ske ved overstregning af oplysningerne i dokumenterne (sort eller hvidt). Dette kan gøres manuelt med f.eks. en tusch (vær opmærksom på, at man ikke kan se teksten efter indscanning), eller elektronisk med en særlig udgave af Adobe. Ekstrahering af oplysninger sker ved at trække de ekstraheringspligtige oplysninger (direkte citat) ind i afgørelsen eller over i et særskilt bilag, der vedlægges afgørelsen.

• Husk udlevering af aktliste. Som udgangspunkt udleveres aktlisten, der består af en liste og aktforsider for de enkelte akter, hvor bilagsangivelse fremgår.

Sådan trækker du denne aktliste:

Søg sagen frem - markér akter - højreklik - vælg ”Rapporter” - vælg ”Dan aktindsigt” - Under ”Indhold” vælges ”Sag og akter” - vælg ”Dan aktindsigt” - Aktlisten dannes som en samlet pdf i F2 indbakken.

Alternativt kan du trække en aktliste ud til Excel. Dette kan være en god idé, hvis du gerne vil lave en samlet aktliste fra flere sager, eller hvis du f.eks. vil skrive begrundelse for undtagelse af enten akter, dokumenter eller oplysninger ind i aktlisten.

Søg sagen frem – markér akter – højreklik – vælg ”Rapporter” – vælg ”Eksportér til Excel” – tryk igen ”Eksportér til Excel” – gem filen og åben den. Du kan nu arbejde i Excel-dokumentet.

Som udgangspunkt skal du trække en aktliste for hele sagen/de sager, der indeholder dokumenter omfattet af anmodningen om aktindsigt. Hvis anmodningen kun angår udvalgte dokumenter, kan aktlisten dog afgrænses til de dokumenter, der er omfattet af anmodningen. Se afsnit 2.3. Aktlisten må derimod ikke afgrænses til kun at omfatte de akter, der udleveres (medmindre der gives fuldt ud medhold). Formålet med aktlisten er, at anmoderen kan kontrollere, om han/hun har modtaget alt det efterspurgte.

• Det ansvarlige kontor vurderer, hvem der skal godkende afgørelsen. Hvis sagen rummer politiske aspekter eller i øvrigt involverer ministeren eller ledelsen, lægges sagen normalt til ministerens eller departementschefens godkendelse inden afsendelse. Forelæggelse for departementschefen kan også overvejes, hvis kontoret er i tvivl, om det vil være problematisk at udlevere en oplysning, et dokument eller en sag.

8. Gennemførelse af aktindsigten

• Når du skal sende afgørelsen, skal du forinden huske at PDF’e afgørelsen og vedlagte bilag, herunder aktlisten.
• I forbindelse med afsendelsen skal du være opmærksom på størrelsen af filerne. De fleste e-mail-postkasser kan kun modtage op til 25 MB ad gangen. Ved afsendelse af meget store filer kan det derfor være nødvendigt at dele filerne op, og sende sagen ad flere omgange.
• Arkivér brevet med afgørelsen samt evt. godkendelsesakt på aktindsigtssagen.
• Sørg for dokumentation på aktindsigtssagen for, hvad der er givet aktindsigt i, og hvad der eventuelt er givet afslag på. Se afsnit 8.9.
• Orienter Presse (poa@digmin.dk) om afgørelsen, hvis afgørelsen kan give anledning til medieomtale, eller hvis afgørelsen sendes til et medie eller en journalist.

9. Indberetning af oplysninger til Organisationsudvikling og Jura (aktindsigt@digmin.dk)

• Dato for anmodningen.
• Dato for afgørelsen.
• Kopi af brevet/mailen med afgørelsen.
• Sagens journalnummer.
• Hvorvidt Organisationsudvikling og Jura har bistået med sagen. 

Vi bruger bl.a. disse oplysninger til at føre statistik over ministeriets afgørelser om aktindsigt, herunder sagsbehandlingstiden, samt til at kunne identificere mulige generelle eller konkrete problemstillinger i forbindelse med ministeriets behandling af aktindsigtsanmodninger.