Rejseafregning
Den rejsende skal så vidt muligt undgå at have overskydende valuta hævet fra tjenestekreditkortet når tjenesterejsen er ophørt. Overskydende valuta kan indsættes på kreditkortet i lufthavnen eller i en Danske Bank filial fx på Højbro Plads. Afregning af rejsen skal foretages senest 10 hverdage fra hjemkomstdatoen i afregningssystemet RejsUd.
Har man ikke adgang til RejsUd systemet skal man kontakte rejsepostkassen regnskab@digmin.dk
Alle bilag til dokumentation skal være originalbilag, som skal skannes ind i RejsUd.
Billetter
Såfremt rejsen har været bestilt elektronisk (E-ticket), skal den originale regning fra rejsebureauet vedlægges rejseafregningen.
Taxa
Såfremt der benyttes taxa, skal taxakvittering medfølge rejseafregningen med angivelse af kørsel fra og til destinationen med angivelse af formål.
Broafgift
Såfremt der benyttes egen bil og der i rejsen indgår broafgift, skal kvittering for broafgift vedlægges. Dette er ikke muligt, såfremt Brobizz har været benyttet, i dette tilfælde skal Brobizz stå nævnt på rejseafregningsblanketten og kopi af kontoudskrift vedlægges.
Overnatning
Dokumentation for overnatningen skal være påført oplysning om, der har været overnatning med eller uden morgenmad.
Telefon/telefax/Internet:
Kan udgiften ikke dokumenteres med underbilag; i så fald skal der på rejseafregningsskemaet stå nævnt, at det har været i forbindelse med tjeneste.
Bortkommen dokumentation
Der skal skrives en tro - og love erklæring i RejsUd, såfremt dokumentationen er bortkommet. Eks.
”Undertegnede erklærer herved at have haft udlæg på kroner xx til formål yy. Dokumentationen er bortkommet med begrundelse zz.”
Time-/dagpenge/refusion
Det afhænger af tjenesterejsens karakter, hvorledes merudgifter til måltider o. lign. godtgøres. Godtgørelsen skal ske på én af følgende måder:
- refusion mod dokumentation (rejser under 24 timer)
- udbetaling af time-/ dagpenge (rejser over 24 timer)
- refusion mod dokumentation samt ydelse af procentgodtgørelse (mulighed for rejser over 24 timer)
Ad. pkt. 1 Tjenesterejser under 24 timer eller uden overnatning.
Der kan tillades udbetaling i form af refusion af rimelige merudgifter til hovedmåltider (morgenmad, frokost, middag) samt transport o. lign. mod dokumentation. Drikkepenge vil ikke blive dækket, undtagen i forbindelse med rejser til udlandet, hvor drikkepenge ikke er omfattet af regningen.
Ministeriets medarbejdere kan til hovedmåltiderne maksimalt få refunderet beløbet som fremgår af det til enhver tid gældende satsreguleringscirkulære. (svarende til time-/ dagpengesatsen).
Morgenmad 20 %
Frokost 40 %
Middag 40 %
Såfremt den rejsende bliver ”tjenstligt pålagt” at deltage i frokost eller middag og hvor den enkelte selv betaler regningen dækkes udgiften inden for rimelighedens grænser. Tvivlstilfælde skal vendes med regnskabschefen.
Ad. pkt. 2. Tjenesterejser på minimum 24 timer, som er forbundet med overnatning – Danmark og Færøerne
På rejser over 24 timer står det den rejsende frit for, om der ønskes at rejse på time-/ dagpenge eller efter regning. Ministeriet har indgået en lokal aftale, så dagpengebeløbet er den højeste sats (jf. cirkulære om satsregulering). Såfremt der ydes gratis måltider i tilknytning til tjenesterejsen reduceres dagpengebeløbet med:
Morgenmad 15 %
Frokost 30 %
Middag 30 %
Fuld kost 75 %
Ovenstående regel gælder også, hvor den rejsende bliver ”tjenstligt pålagt” at deltage i frokost eller middag og hvor den enkelte selv betaler regningen. Udgifterne dækkes inden for rimelighedens grænser.
Ad. pkt. 3 Tjenesterejser på minimum 24 timer, som er forbundet med overnatning – udlandet og Grønland.
Jf. ovenstående regler.
Modtagelse af refusion fra andre institutioner og dagpenge modtaget fra andre institutioner (indland som udland) tilfalder ministeriet. Den rejsende skal efter endt rejse afregne rejsen i RejsUd og får derigennem udbetalt time-/ dagpenge fra ministeriet efter Finansministeriets satser. Den aktuelle størrelse af time- og dagpenge fremgår af det til enhver tid gældende satsreguleringscirkulære.
Refusion modtaget fra andre institutioner til dækning af time- og dagpenge samt billetudgifter afleveres i Koncernøkonomi, regnskab hurtigst muligt efter hjemkomst.