Bestilling
Din bestilling af tjenesterejse skal være forhåndsgodkendt af din nærmeste chef.
Du kan bestille rejser gennem CWT på en af følgende én af disse 3 måder:
- Ring til CWT på tlf. nr. 33 63 77 77 eller send mail staten.dk@contactcwt.com og få hjælp til bestilling.
- Opret sig online med sin arbejdsmail (I bør alle være registreret derinde med jeres mail) og lav din egen rejsebestilling online her.
- Tag fat i vores rejsebestillerfunktioner, primært hos Tina La Cour i Administration og Økonomi. Bianca i Ministersekretariatet også en rejsebestillerfunktion i forhold til ministerens rejseaktivitet.
Husk at have styr på Retningslinjer for tjenesterejser (digmin.dk), når du bestiller rejse.
Alle billetter skal så vidt muligt købes til den økonomisk mest fordelagtige pris. Der kan i nogle tilfælde købes billetter på en dyrere klasse eller på et dyrere tidspunkt, hvis særlige forhold taler herfor, fx:
- Behov for fleksibilitet ved ud- og hjemrejse
- Ved rejser sammen med ministeren
Hvis det er første gang du skal ud og rejse, så skal du også have:
- Forsikringskort (udland) (bestilles samtidig med rejsen)
- Eurocard - bestilles hurtigst mulig, da det tager ca. 10 hverdage fra bestilling
Der kan også i helt særlige tilfælde kompenseres fra ovenstående, hvor der indenfor en kort periode, er tale om massiv rejseaktivitet til oversøiske destinationer.
Transportudgifter
Som hovedregel skal der benyttes offentlige transportmidler både i Danmark og i udlandet. Dog skal tidsfaktoren tages i betragtning ved tjenesterejsens planlægning, så det ud fra en økonomisk helhedsbetragtning, er den bedst mulige løsning for ministeriet. Ved rejser, hvor der rejses efter time-/dagpenge (rejser over 24 timer) vil refundering af transportudgifter som hovedregel kun foregå for ud- og hjemrejse.
Taxikørsel i ind– og udland
Som hovedregel dækkes transportudgifter, herunder taxikørsel, fra tjenestestedet til lufthavnen eller mødestedet. Der kan dog være omstændigheder, hvor transporten dækkes fra hjemmeadressen fx i tilfælde af tidlig afrejse og/eller sen hjemrejse, eller hvis det er billigere for ministeriet at dække kørselsudgiften fra hjemmeadressen. Ved ophold i udlandet kan der være omstændigheder som gør - eksempelvis ved lang transporttid mellem hotel og mødested - at den rejsende kan få dækket taxikørsel under opholdet.
Taxikørsel refunderes på grundlag af kvitteringer fra vognen, hvis den rejsende selv har lagt ud. Så vidt muligt skal tjenestekreditkort anvendes.
Ved brug af kreditkort (både private og tjenstlige) skal kvitteringen for kørsel i både indland og udland vedhæftes rejseafregningen, som efter rejsen skannes ind i RejsUd.
Det skal understreges, at der ikke kan gives drikkepenge på departementets regning.
Kørsel i egen bil
Generelt bør kørsel i egen bil kun benyttes, hvis det skønnes, at offentlige transportmidler ikke er hensigtsmæssige eller økonomisk fordelagtig for ministeriet. Ved kørsel i egen bil dækkes udgiften svarende til billigste rejseform. Kørselsgodtgørelse beregnes efter den lave sats. I forbindelse med afregning af kilometergodtgørelse skal der vedlægges udskrift fra Krak.
Broafgift (Storebælt og Øresund)
Rejse over Storebælt og Øresund refunderes på grundlag af kvitteringer. Så vidt muligt skal betaling ske med kreditkort. Ved anvendelse af ”brobizz” vedlægges kopi af kontoudtog.
Leje af bil i ind - og udland
I særlige tilfælde, hvor hensyn til tid og økonomi kan begrunde dette, er det muligt at leje bil i stedet for at anvende offentligt transportmiddel. Begrundelserne herfor skal anføres på rejseafregningen. Leje af bil i ind – og udland skal på forhånd godkendes af kontor- eller afdelingschefen.
Overnatning
Hotelbestilling
Hotelreservationer på indenlandske hoteller skal som udgangspunkt være på hoteller, som er omfattet af den fælles statslige indkøbsaftale for hotelophold, der er indgået af Økonomistyrelsen.
Hotelreservationer på udenlandske hoteller kan foregå via ministeriets rejsebureau via rejsebestillingen.
Udgifter til overnatning må som udgangspunkt ikke overstige de gældende satser for hoteldispositionsbeløb. De aktuelle hoteldispositionsbeløb fremgår af det til enhver tid gældende satsreguleringscirkulære. I lande, hvor der ikke er fastsat hoteldispositionsbeløb, refunderes rimelige udgifter til et hotelværelse med bad eller anden godkendt indkvartering mod dokumentation.
I tilfælde hvor den rejsende ønsker at booke et bestemt hotel, kan den rejsende selv booke hotellet og tillades at garantere reservationen med tjenestekreditkortet under forudsætning af, at prisen holder sig inden for den fastsatte beløbsgrænse jf. ovenstående. Forudbetaling af hoteller skal så vidt muligt undgås, da det kan være vanskeligt at få pengene retur ved ændring og/eller aflysning.
Bestilling af hotel udover hoteldispositionsbeløbet kan kun ske efter forudgående aftale med Økonomi, styring og tilsyn, fx:
- Hvis der ikke er ledige hoteller indenfor hoteldispositionsbeløbet indenfor en radius 25 km fra mødestedet.
- I tilfælde af at der rejses i delegation, hvor kun en del af delegationen kan indkvarteres på samme hotel indenfor hoteldispositionsbeløbet, og såfremt der samtidig ikke er ledige værelser på et nærliggende hotel indenfor dispositionsbeløbet, kan der bestilles dyrere værelser.
Morgenmåltid
På tjenesterejser under 24 timer dækkes udgifter til måltider efter regning. På tjenesterejser over 24 timer vil morgenmad på hotellet blive fratrukket time-/ dagpengene med 15 %.
Betalingskort
Økonomi, styring og tilsyn anbefaler brug af betalingskort i forbindelse med tjenesterejser. Bl.a. undgås større kontante beløb, som der hæftes personligt for. Ved anvendelse af betalingskortet skal originalbilag, der fremgår som grundbilag for refusion afleveres som bilag til rejseafregningen.
Der kan i lufthavnen og på destinationsstedet hæves mindre kontantbeløb på kortet. Med mindre særlige forhold gør sig gældende, må der kun hæves det beløb som svarer til de optjente time/dagpenge og til lokal transport på destinationen.
Bortkomne betalingskort:
Hvis kortet bortkommer (tab/tyveri) skal medarbejderen straks meddelelse dette til Danske Bank kundeservice (+45 70 20 70 29) og hurtigst muligt til Økonomi, styring og tilsyn regnskab@digmin.dk.
Forsikring
Ministeriets medarbejdere er ved tjenesterejser i udlandet herunder Grønland og Færøerne forsikret gennem statens selvforsikring, som pr. 1. januar 2006 administreres af Europæiske Rejseforsikring. Såfremt en del af rejsen er af privat karakter skal der tegnes særskilt forsikring af privat art.
I som skal på tjenesterejse, skal have et rejseforsikringskort med. Kortet kan hentes hos Administration og Økonomi på 2. sal. Det kræves en underskrift på forsikringskortets udleveringsskema.
Her kan du finde forsikringsanmeldelse hvis du har været udefor tyveri og/eller tilskadekomst samt vejledning.
- Anmeldelsesblanket - bagage.pdf
Hvis skader sker, kontakt
Europæiske Alarmcentral på tlf.: +45 70 10 90 30 (døgnåbent)
Europæiske Rejseforsikring kan kontaktes, uanset om det gælder beskadiget/bortkommen bagage eller tilfælde af sygdom/ulykke. I forbindelse med fremsendelse af den skriftlige skadesanmeldelse til Europæisk.