Fleksibel arbejdstid i departementet

I departementet har vi fleksibel arbejdstid. Fleksibel arbejdstid gælder for os alle – uanset om du er medarbejder eller chef.

Gensidig fleksibilitet og tillid er de bærende søjler. En tillid, der bygger på, at det er dine opgaver, der er styrende for din arbejdstid, som du selv forvalter med ansvar for, at opgaverne løses, som de skal. Og en tillid til at din chef har blik for at skabe balance mellem din opgaveløsning og din arbejdstid. Fleksibel arbejdstid handler om sund fornuft. Der er ikke behov for tilstedeværelse i de sene aftentimer, hvis ikke opgaverne kræver det. Og i en stille periode er det legitimt at gå tidligere eller møde senere. Omvendt forventer vi, at du giver den en ekstra skalle, når der er brug for det.

I praksis betyder den fleksible arbejdstid, at du vil arbejde mere, når der er travlt, og at du omvendt vil møde fleksibilitet, når du har brug for det.

Når vi alle giver og tager lidt, er det vores erfaring, at det balancerer over en længere periode.

Vi tror på, at det er mest motiverende, hvis man selv kan tilrettelægge sin arbejdstid – selv når der er travlt – og vi vil gerne værne om et ordentligt arbejdsmiljø, hvor arbejdsopgaverne helst skal kunne løses inden for almindelig arbejdstid.

Der kan selvfølgelig være undtagelser. Hvis der i en periode ikke er tilpas rum for fleksibilitet din vej, så tag fat i din chef. Det kan fx være på grund af generel travlhed i kontoret eller pålagt arbejde om aftenen eller i weekenden.

Nærmere om fleksibel arbejdstid

Med fleksibel tilrettelæggelse af arbejdstid kan arbejdstiden variere uge for uge for at tilgodese en gensidig fleksibilitet.

Arbejdstiden tilrettelægges med udgangspunkt i en ugenorm på 37 timer svarende til 7,4 timer om dagen. Du og din chef har sammen ansvar for at sikre, at normtiden bliver indfriet inden for opgørelsesperioden.

Vi har tillid til, at du lægger de timer, du er ansat til. Vi forventer, at du løser dine opgaver, og at du er her, når der er brug for dig, men din indsats bliver ikke vurderet efter, hvornår du kommer og går – måske passer det dig bedst at arbejde hjemmefra om aftenen eller i de tidlige morgentimer.

Hvad angår tidsregistrering, skal du registrere fravær (sygdom, ferie eller fridage) og over-/merarbejde i m-TIME. Afviger din daglige arbejdstid med +/- 30 min. fra normtiden, skal du registrere det i mTIME, også selvom der ikke er tale om over-/merarbejde. Registreringen af afvigelser fra normtiden skal sikre dokumentation for, at gældende arbejdsmiljøregler overholdes. De registrerede timer kan ikke i sig selv danne grundlag for eksempelvis opgørelse af over-/merarbejde (se afsnit om over-/merarbejde).

Er du selvtilrettelægger, skal du kun registrere fravær i mTIME.

Den fleksible arbejdstid kan ikke bruges som opsparingsfunktion til at opspare hele dage, men inden for de rammer, du har aftalt med din chef, har du indflydelse på at tilrettelægge din arbejdstid efter dine behov. Hvis din overtid er nødvendig for den forsvarlige varetagelse af tjenesten eller har haft et stort omfang over en periode, kan det efter aftale registreres som over-/merarbejde. Det er således vigtigt, at du og din chef løbende forventningsafstemmer, hvad der er fleksibel arbejdstid, og hvad der kan registreres som merarbejde.

Afvigelser fra dagsnormen med +/- 30 min., skal registreres i mTIME.  Dagsnormen er 7,4 timer. For konsulenter på 39/11-ordningen er dagsnormen 7,8 timer.

Dagsnormen udfyldes automatisk af mTIME hver aften. Det er således kun, hvis der er afvigelser fra dagsnormen, at arbejdstiden skal registreres den pågældende dag.

Afvigelsen kan registreres i hundrededele eller afrundes til nærmeste hele eller halve time. En halv times +/- kan fx både registreres som 7,9 timer eller som 8,0 timer.

Registreringen af arbejdstid vil ikke i sig selv berettige fx honorering af merarbejde (se afsnit om over-/merarbejde). Hvis afvigelsen fra dagsnormen skyldes pålagt/aftalt merarbejde, skal du også udfylde feltet ”pålagt merarbejde” i mTIME.

Reglerne om registrering af arbejdstid har til formål at sikre overholdelse af gældende arbejdsmiljøregler (11-timers reglen, reglen om ugentlig fridøgn og 48-timers reglen) ved at skærpe arbejdsgivers dokumentationskrav til den enkelte medarbejders daglige arbejdstid. 

Efter en konkret vurdering kan enkelte medarbejdere undtages arbejdsmiljøreglerne, og de skal dermed ikke registrere deres arbejdstid. Det er Organisationsudvikling og Jura, som i samarbejde med ledelsen vurderer, hvem der er selvtilrettelægger.

Er du selvtilrettelægger, har du fået særskilt besked fra Organisationsudvikling og Jura.

For at du kan få godtgjort merarbejde, skal merarbejdet være pålagt/aftalt med din chef eller have været en forudsætning for den forsvarlige varetagelse af tjenesten. Derudover skal omfanget af merarbejdet overstige det merarbejde, som du bliver honoreret for med dit rådighedstillæg (svarende til 20 timer pr. kvartal).

Når du opgør omfanget af dit over-/merarbejde, skal du tage højde for eventuel undertid i opgørelsesperioden (dvs. uger, hvor der eksempelvis ikke er arbejdet 37 timer pr. uge).

Det er din chef, der tager stilling til, om betingelserne for godtgørelse for merarbejde er opfyldt, og som godkender merarbejdets omfang herunder det timetal, der danner grundlag for godtgørelsen. Bemærk, at der efter anvisning fra Rigsrevisionen angives begrundelse for merarbejde, som skrives i kommentarfeltet på den pågældende dag. (For nærmere se vejledning om m-TIME.)

Merarbejde opgøres ved, at det registrerede merarbejde fradrages rådighedsforpligtelsen på 20 timer. Overskydende timer tillægges herefter 50 pct.

Eksempel:

I løbet af et kvartal godkender en kontorchef 30 timer som merarbejde. Ved kvartalets udgang indfries herefter rådighedsforpligtelsen på 20 timer, og de resterende 10 timer tillægges 50 pct. = 15 timer til afspadsering.

Du og din chef skal i fællesskab sikre, at mest muligt merarbejde afspadseres løbende og som udgangspunkt i det kvartal, der ligger i forlængelse af opgørelsesperioden. Afspadsering kan efter aftale med din chef udskydes i op til et år efter opgørelsestidspunktet. Som udgangspunkt skal eventuel overført ferie afholdes før afspadsering.

Merarbejde godtgøres med afspadsering. Afspadsering holdes som udgangspunkt i hele eller halve dage. Hvis det ikke er muligt at afspadsere, kan merarbejdet i særlige tilfælde efter en konkret vurdering godtgøres med udbetaling.

Chefer og konsulenter er ikke omfattet af reglerne om merarbejde.

Overarbejde opgøres ved udgangen af hver måned (kalendermåned). Timer honoreres efter HK-overenskomstens regler om overarbejde, ulempetillæg og weekendgodtgørelse. Overarbejde godtgøres med afspadsering. Hvis det ikke er muligt at afspadsere, kan merarbejdet i særlige tilfælde efter en konkret vurdering godtgøres med udbetaling.

Det er en forudsætning, at arbejdet har været beordret eller nødvendigt af hensyn til forsvarlig varetagelse af arbejdsopgaverne.

Afspadsering afholdes senest tre måneder efter opgørelsesperiodens udløb. Alternativt kan afspadsering efter aftale udskydes i op til et år efter opgørelsesperiodens udløb.

De almindelige regler om overarbejde gælder ikke for ansatte, der selv har afgørende indflydelse på arbejdets tilrettelæggelse og arbejdstidens placering. Dette omfatter eksempelvis ansatte med ledelsesbeføjelser og ansatte, der i væsentligt omfang selv tilrettelægger deres arbejdstid og arbejdsform. Efter aftale med den pågældende chef kan der dog ydes godtgørelse for overarbejde.

Som udgangspunkt er der tale om overarbejde, hvis din chef pålægger, at du skal arbejde ud over din normtid. Du skal være opmærksom på, at du skal fjerne registrerede overarbejdstimer i m-TIME, hvis du efterfølgende i samme måned har undertid.

Dine overarbejdstimer godkendes af din chef i m-TIME ved månedens udgang.

Bemærk, at der efter anvisning fra Rigsrevisionen angives begrundelse for overarbejde, som skrives i kommentarfeltet på den pågældende dag. (For nærmere se vejledning om m-TIME.)

Hvis du er chef eller konsulent, skal du ikke registrere merarbejde, da du ikke er omfattet af reglerne om godtgørelse for merarbejde. Afviger din daglige arbejdstid fra normtiden med mere end +/- 30 min., skal du registrere det i mTIME (se brugervejledning). Ekstraordinær stor arbejdsindsats kan indgå i vurderingen ved tildeling af engangsvederlag.

Selvtilrettelæggere skal ikke registrere afvigelser i daglig arbejdstid.

For medarbejdere fx i Ministersekretariatet, som har et fast tillæg for jævnligt overarbejde, rådighedstjeneste, arbejde på ubekvemme tidspunkter o. lign., kan der aftales opsparing af hele dage, som kan afholdes i et omfang, der er foreneligt med opgaveløsningen i ministeriet, fx i sommerperioden.

På tjenesterejse/arbejde fra fremmed tjenestested er fuldmægtige som udgangspunkt omfattet af de almindelige regler om merarbejde og departementets retningslinjer om fleksibel arbejdstid.

Det er opgavernes karakter og varighed, der er afgørende for, hvordan din arbejdstid tilrettelægges.

Ønsker du at arbejde på andre opgaver, der hverken er pålagt/aftalt med din chef eller som ikke er en klar forudsætning for forsvarlig varetagelse af dit arbejde, kan du eksempelvis gå tidligere en anden dag, når du kommer hjem. Omvendt kan du måske benytte muligheden for at have nogle kortere dage under din tjenesterejse, hvis der er ledig tid. Tal med din chef om tilrettelæggelsen af din arbejdstid.

Rejsetid medregnes som arbejdstid. Har du haft en fuld arbejdsdag, og rejser om aftenen/natten, vil timer udover 7,4 være merarbejde, bemærk dog at der maksimalt kan medregnes 13 timers rejsetid pr. døgn.

Konsulenter er ikke omfattet af regler for merarbejde, hvormed arbejdstid under tjenesterejser medregnes som almindelig arbejdstid. Rejsetiden skal dog registreres i mTIME, hvis der som følge af rejsetiden sker afvigelser fra normtiden.

Ordningen omfatter chefer fra løngruppe 1/lønramme 37 og efter en konkret vurdering konsulenter. Med ordningen forhøjes normtiden fra 37 timer til 39 timer, således, at man i gennemsnit arbejder 39 timer om ugen fordelt over et år med 11 årlige fridage som kompensation. De 11 dage svarer til de timer, som man har arbejdet ud over sin normtid på gennemsnitlig 37 timer om ugen fordelt over et år.

Hver måned får man tildelt en 39/11-dag i mTIME på nær juli måned, som typisk er sommerferieperiode.

Afviklingsperioden følger kalenderåret fra 1. januar til og med 31. december.

Afvikling forudsætter, at det er foreneligt med kontorets opgaver, og at ferie og særlige feriedage i øvrigt afholdes som beskrevet i Ferievejledningen på intranettet. 

Pr. 31. december opgøres 39/11-dagene. Er der mere end fem dages samtidighedsferie i overskud, foretager Organisationsudvikling og Jura en omregistrering i mTIME, således at evt. registrerede 39/11-dage i stedet registreres som samtidighedsferie. Herudover bortfalder ubrugte 39/11-dage, da de ikke kan overføres til næste kalenderår eller udbetales. Ubrugte 39/11-dage bortfalder ved fratrædelse.

Eksempel:
Er der fx 8 samtidighedsferiedage i overskud d. 31. december, vil det kun være tre dage, der omregistreres, da det er muligt at få overført 5 dage til næste ferieafviklingsperiode.

Den midlertidige 39/11-ordning omfatter efter en konkret vurdering konsulenter, som primært beskæftiger sig med formandskabet i 2025, og konsulenter hvis arbejdsmængde midlertidigt øges grundet formandskabet.

Fuldmægtige er fortsat omfattet af AC-overenskomstens regler om merarbejde, rådighedstillæg og rådighedsforpligtelse og muligheden for at afspadsere opgjort merarbejde.

Ordningen indebærer, at den gennemsnitlige ugentlige arbejdstidsnorm omlægges fra 37 timer til 39 timer om ugen fordelt over et kalenderår. Du kompenseres for den forhøjede normtid med op til 11 39/11-dage indtil udgangen af 2025.

Der tildeles én 39/11-dag i mTIME den 1. i hver måned (med undtagelse af juli måned). Dagene optjenes indtil udgangen af 2025, men kan afholdes indtil 1. halvår af 2026.  Dagene skal afholdes inden 1. halvår af 2026, da resterende dage ikke kan overføres eller udbetales.

Derudover skal du være særlig opmærksom på, at du er ansvarlig for at aftale med din chef, hvornår dagene kan afholdes, herunder at 39/11-dagene kan bortfalde i følgende tilfælde:

1) Hvis du ved udgangen af juni 2026 har ubrugte 39/11-dage.

Afholdelse af 39/11-dage forudsætter generelt, at det er foreneligt med kontorets opgaver, hvilket kan medføre, at man har ubrugte 39/11-dage ved halvårets udgang pga. perioder med spidsbelastning.

Ubrugte 39/11-dage pr. 30. juni 2026 bortfalder.

I særlige tilfælde ved længerevarende sygdom eller retsbaseret orlov kan dagene blive overført.

2) Ved fratrædelse

Hvis du fratræder, mister du evt. ubrugte 39/11-dage uden kompensation for dagene.

Den midlertidige 39/11-ordning i forbindelse med EU-formandskabet i 2025 ophører uden varsel den 31. december 2025, der vil dog være mulighed for afholdelse af optjente 39/11-dage i løbet af 1. halvår af 2026.

Plustid er en højere ugentlig arbejdstid end 37 timer op til 42 timer med tilsvarende højere løn og pension.

Der kan efter aftale indgås individuelle plustidsaftaler mellem den enkelte medarbejder og nærmeste personaleansvarlige chef.