Retningslinjer for sygefravær

Ved sygefravær og fravær på grund af barns 1. og/eller 2. sygedag skal du hurtigst muligt og om muligt inden kl. 9.00 give din chef besked. Du melder som udgangspunkt sygdom ved telefonopkald, sms eller mail eller efter anden anvisning fra din chef. Ved længerevarende sygefravær skal du så vidt muligt også skrive det ind i din kalender, og du skal slå autosvar til både på mail og i F2. Du har ikke pligt til at oplyse om årsagen til sygefraværet.

Hvis det er muligt, skal du oplyse, hvor lang tid sygefraværet forventes at vare. Hvis det senere viser sig, at din forventning ikke holder stik, skal du meddele dette til din chef.

Når du melder dig syg, skal du give besked, om du har planlagte møder og/eller hastende opgaver, der skal dækkes i dit fravær.

OBS til chefen: Er din medarbejder syg i mere end 12 sammenhængende dage, skal du som chef orientere Organisationsudvikling og Jura på hr@digmin.dk. Tilsvarende er det chefen, der raskmelder medarbejderen til hr@digmin.dk, når medarbejderen er vendt tilbage efter en langtids- eller deltidssygemelding.

Har du fravær i forbindelse med undersøgelser og behandlinger, der er led i et længerevarende behand­lings- eller genoptræningsforløb mv., betragtes det som sygefravær og dermed lovligt forfald. Det kan være hos fx praktiserende læge, speciallæge, psykologfysiotera­peut, tandlæge eller ambulant hospitalsbehandling. Sygefraværet registreres i mTime på timebasis af hensyn til eventuel refusion. Er du i tvivl, så kontakt Organisationsudvikling og Jura.

Andre lægebesøg, som du kan planlægge, skal du som udgangspunkt afvikle uden for arbejdstiden eller placere til mindst mulig gene for kontorets opgaveløsning. Det kan fx være rutinemæssig kontrol hos tandlægen eller andre konsultationer.

Du og din chef forventes at være i løbende dialog om dit sygefravær. Formålet med den løbende dialog mellem chef og medarbejder er dels at forebygge/afhjælpe sygefravær, der skyldes forhold på arbejdspladsen, dels at finde fælles løsninger der hjælper til, at du kan komme ordentligt og sikkert tilbage på arbejdspladsen. Dialogen kan finde sted såvel under som efter et sygefravær.

Hvis du er sygemeldt, skal du holde din chef løbende orienteret om sygefraværet. Hvis ikke du på ny har taget kontakt til din chef senest på 5. dagen, kontakter din chef dig for at høre til dit velbefindende og til den for­ventede varighed af sygdommen.

Din chef vil indkalde til en sygefraværssamtale, hvis der har været mange fraværs­perioder af kortere varighed, eller hvis sygefraværet er påfaldende. 

Du vil som udgangspunkt blive indkaldt til sygefraværssamtale:

• Hvis du har mere end 12 sammenhængende sygedage.
• Hvis du over en periode på seks måneder har haft minimum seks sygedage fordelt på 4-6 perioder.

Du er ikke forpligtet til at oplyse årsagen til dit sygefravær.

Dette skema kan bruges som udgangspunkt for samtalen.

Efter loven skal vi som arbejdsgiver holde en sygefraværssamtale med dig, hvis du er sygemeldt, senest efter fire ugers sygefravær. Der er ingen regler for, hvor tidligt vi kan holde samtalen.

Indkaldelsen til sygefraværssamtale skal ske på den mest hensigtsmæssige måde, fx per telefon e-mail eller sms og med et rimeligt varsel.

Du er ikke forpligtet til at oplyse årsagen til dit sygefravær.

Temaerne i en sygefraværssamtale kan således være:

• Hvor længe forventer du, at sygefraværet vil vare endnu?
• Er der noget i dine arbejdsforhold, som er medvirkende til, at du er sygemeldt?
• Er der noget, vi kan gøre for at skabe gode betingelser for, at du kan vende helt eller delvist tilbage?
• Hvornår gør vi status næste gang (hvornår er næste fastlagte samtale, og er der behov for ekstra samtaler ud over dette)?

Samtalen skal afholdes snarest muligt og senest fire uger efter første sygefraværsdag. Hvis sygdommen ikke giver dig mulighed for personligt at møde op, holdes samtalen så vidt muligt over telefonen eller Skype. Efter en konkret vur­dering kan samtalen holdes på et tidligere tidspunkt.

Forud for et planlagt sygefravær (fx en operation) kan du og din chef aftale eventuel overlevering af rele­vante opgaver, og hvordan du eventuelt kan løse opgaver hjemme under fraværet. Chef og medarbejder udfylder i samarbejde et skema under sygefraværssamtalen. Din chef er an­svarlig for at følge op på aftaler indgået med dig om dit sygefravær og tilbagevenden til arbejdet.

Dette skema kan bruges som udgangspunkt for samtalen.

Du er ikke forpligtet til at oplyse årsagen til dit sygefravær. Der kan dog være situationer, hvor Organisationsudvikling og Jura og din chef vurderer, at du skal indhente lægefaglige oplysninger om eller dokumentation for dit fravær. Det kan for eksempel være i følgende situationer:

• Hvis der er usikkerhed om, hvilke arbejdsfunktioner du kan varetage eller hvilke skånebehov, du har brug for. Det kan for eksempel være ved længerevarende fravær, fravær efter sygehusbehandling, graviditetsfravær eller ved tilbagevendende, længerevarende fravær
• Ved hyppigt korttidsfravær med et samlet stort omfang 
• Ved påfaldende fravær

Hvis Organisationsudvikling og Jura og din chef vurderer, at der er behov for lægefaglige oplysninger/dokumentation, har du pligt til at skaffe oplysningerne. Departementet afholder udgifterne til mulighedserklæring/friattest, som Organisationsudvikling og Jura og din chef har bedt om (enten via elektronisk fakturering på ministeriets EAN-nummer, som du finder nederst på forsiden af digmin.dk eller refusion mod fore­visning af bilag).

Mulighedserklæring 

Formålet med en mulighedserklæring er at afdække, hvilke muligheder du har for at fortsætte med at arbejde under sygdomsforløbet samt at pege på eventuelle ændringer i arbejdsforholdene. En mulighedserklæring er ikke dokumentation for sygdom, men et redskab til at sætte fokus på dine muligheder for at udføre arbejdsopgaver på trods af sygdommen. Mulighedserklæring kan eksempelvis give mening i følgende situationer:

• Længerevarende sygefravær på grund af stress
• Længerevarende sygefravær på grund af rygproblemer eller andre fysiske problemer
• Længerevarende sygefravær på grund af hospitalsindlæggelse og operation
• Fravær i forbindelse med graviditet
• Fortsat sygefravær efter tidligere mulighedserklæringer
• Hyppige korte sygefraværsperioder grundet helbredsproblemer
• Hyppigt fravær med uklar årsag

Der er tre parter om at udfylde erklæringen: Arbejdsgiveren, den sygemeldte og lægen. Du og din chef skal i fællesskab på et møde udfylde mulighedserklæringens side 1. Den udfyldte side 1 dan­ner grundlag for lægens udtalelse. Din chef indkalder dig til en samtale om mulighedserklæringen med et rimeligt varsel. Organisationsudvikling og Jura bistår gerne, hvis du eller din chef ønsker det. Du har pligt til at møde op til samtalen, hvis sygdommen tillader det. Alternativt kan den afholdes telefonisk eller via Skype.

Du skal selv medbringe mulighedserklæringen til din læge. Din chef og Organisationsudvikling og Jura fastsætter en rimelig frist for, hvornår mulighedserklæringen skal være modtaget i Organisationsudvikling og Jura.

Friattest (lægeerklæring)

Formålet med en friattest er at få lægefaglig dokumentation for, at et fravær skyldes sygdom. Det er din læge, der i forbindelse med aktuelt fravær dokumenterer, at sygdommen udgør en lovlig grund til fravær. Lægen kan også blive bedt om at afgive oplysninger om den forventede varighed af sygdommen. Friatte­sten kan eksempelvis anvendes i følgende situationer:

• Sygemelding i ferieperiode
• Længerevarende sygdom, dvs. mere end 12 dage
• Hvis den sygemeldte ikke ønsker at deltage i en samtale med arbejdsgiver
• Sygemelding i en opsigelsesperiode
• Afskedigelsessituationer

Fokus i dialogen om sygefravær skal være på fremadrettet handling, som kan medvirke til din tilbagevenden til arbejdet. Du er ikke forpligtet til at oplyse om sygdommen, der er årsag til fraværet. Din chef må således ikke spørge ind til diagnose mv. Du er derimod forpligtet til at bidrage til en afklaring af årsagen til fraværet, f.eks. om fraværet er arbejdsrelateret og til at klarlægge, hvilke opgaver du eventuelt kan klare uanset syg­dommen, og hvor længe dit fravær forventes at vare. Dette vil indgå i sygefraværssamtalen. Dialogen kan for eksempel handle om:

• Hvordan og hvornår du kan vende tilbage til arbejdet – eventuelt delvist
• Hvornår der skal trappes op i arbejdstid
• Om der er specielle skånehensyn, der skal tages i en periode, for eksempel ændrede arbejdsopga­ver, hvilemuligheder, hjemmearbejde mv. 

Hvis du bliver langvarigt syg (mere end 12 sammenhængende dage), skal din chef løbende kontakte dig for at holde sig orienteret om sygdommens forløb (med mindre andet er aftalt), så du ikke mister kontakten til arbejdspladsen. Fokus skal rettes mod at bevare kontakten og undersøge mulighederne for, at du helt eller delvist genoptager arbejdet. Organisationsudvikling og Jura kan inddrages i eventuelle drøftelser af mulighederne for tilpasning af dine arbejdsvilkår.

Hvis du ikke forventer at kunne vende tilbage til arbejdet inden otte uger efter første sygedag, kan du i samar­bejde med din chef overveje, om der skal udarbejdes en fastholdelsesplan. Målet med planen er at give dig og din chef lejlighed til at afstemme forventninger og komme med konkrete forslag til, hvordan du beholder din tilknytning til departementet. Samtidig skal det fremtidige kontaktforløb aftales.

Er du deltidssygemeldt, skal du huske at registrere dit fravær som sygdom i timer i mTime. Efter omstændighederne kan timetallet variere fra dag til dag, hvis I ikke aftaler en fast arbejdstid.

OBS til chefen: Når din medarbejder er rask igen efter at have været langtids- eller deltidssyg, skal du raskmelde medarbejderen til Organisationsudvikling og Jura på hr@digmin.dk

Tilrettelæggelse af arbejdet i forbindelse med tilbagevenden til arbejdspladsen skal ske i samarbejde med medarbejderen. Det kan ske ved sygefraværssamtaler og ved løbende samtaler efter tilbagevenden. Der kan justeres på typen af opgaver og/eller tilstedeværelse på arbejdspladsen.

Når medarbejderens kapacitet og parathed i forhold til tilbagevenden er drøftet, kan arbejdsopgaverne eventuelt opdeles efter kompleksitet, så medarbejderen i første omgang tildeles opgaver med lav kompleksitet, fx kategoriseret i grønne, gule og røde opgaver, som beskrevet nedenfor:

• Grønne opgaver, som medarbejderen kan klare ved opstart på tilbagevenden. Rutineprægede opgaver med forudsigelighed.
• Gule opgaver, som medarbejderen kan klare på kort sigt. Begyndende selvstændigt ansvar for opgaver, dog med kollegial sparring.
• Røde opgaver, som medarbejderen kan klare på længere sigt. Kræver overblik og koncentration, korte deadlines og tempokrav.

Der kan aftales tidsmæssig optrapning over en forholdsvis lang periode. Optrapningen skal altid planlægges konkret og individuelt i samarbejde mellem chef og medarbejder.

Der kan afholdes korte ugentlige statusmøder, hvor der også er mulighed for at justere tilbagevendingsplanen.

Hvis du er blevet syg, før den planlagte ferie begynder (altså før arbejdstidsbegyndelse den første feriedag), har du ikke pligt til at påbegynde ferien. Det betyder, at du har valget mellem at holde ferien som planlagt eller at påberåbe dig sygdommen som en feriehindring (så du kan holde erstatningsferie på et senere tids­punkt).

Hvis du ikke vil afholde ferien, skal du melde dig syg, jf. ”Sådan melder du dig syg og rask”.  Hvis du bliver rask, inden din planlagte ferie er udløbet, skal du huske at raskmelde dig, og du skal meddele din chef, om du vil holde den resterende ferie, eller om du vil genoptage arbejdet. Det er kun resten af din planlagte ferie, du kan vælge at holde, da du ikke har ret til at holde den udskudte ferie i forlængelse af din raskmelding, medmindre din chef er indforstået med det.

Hvis du bliver syg efter feriens begyndelse, har du mulighed for at få erstatningsferie. Du skal give din chef besked om sygdommen på første sygedag på samme måde, som hvis du ikke var på ferie, jf. ” Sådan melder du dig syg og rask”. Retten til erstatningsferie indtræder tidligst på det tidspunkt, du har givet din chef besked om, at du er syg under ferien.

Hvis du bliver syg efter feriens begyndelse skal du kunne dokumentere sygdommen. Det betyder, at du skal indhente friattest eller mulighedserklæring (oftest omtalt som lægeerklæring) fra 1. sygedag. Du skal have dokumentation, selvom din chef ikke spørger om det, og du skal selv betale for omkostningerne til dokumentationen.

Bemærk, at retten til erstatningsferie først gælder efter udløbet af en karensperiode. Hvis du har været ansat hele ferieåret (1. september til den 31. august), er karensperioden på 5 sygedage. Din karensperiode er forholdsmæssigt forkortet, hvis du ikke har været ansat hele ferieåret. Er du syg i flere ferieperioder, tælles karensdagene sammen i hele ferieåret.

Hvis du fratræder i indeværende ferieår og har modtaget erstatningsferie, vil der ske modregning ved endelig ferieafregning til Feriekonto

Hvis du har spørgsmål til erstatningsferie, er du velkommen til at kontakte hr@digmin.dk.

Hvis du har børn, har du mulighed for at blive fritaget for arbejde helt eller delvist på barnets første og/eller anden sygedag, hvis:

• hensynet til barnets forhold gør det nødvendigt
• barnet er under 18 år
• barnet bor hjemme og
• hensynet til arbejdsopgaverne gør det muligt

Det er således din chef, der konkret afgør, om der er noget til hinder for, at du kan holde fri på barnets sygedage. Du melder i udgangspunkt fravær på samme måde som for sygemelding, med mindre der er aftalt andre procedurer i kontoret eller afdelingen.

Er du fraværende i forbindelse med barnets første sygedag, betyder det ikke automatisk ret til fravær på barnets anden sygedag: Det kræver en ny aftale, medmindre det allerede er aftalt, at du er fraværende både på barnets første og anden sygedag. Hvis dit barn er syg mere end to dage, så tal med din chef om, om du kan holde en omsorgsdag eller feriedag.

Barnets 1. sygedag er som udgangspunkt den kalenderdag, hvor barnet bliver sygt. Bliver barnet eksempel­vis sygt på en fridag, har du ikke mulighed for at holde barnets første sygedag på den efterfølgende arbejds­dag. I det tilfælde kan du holde barnets anden sygedag, hvis det ikke har været muligt at finde anden pas­ningsmulighed.

Bemærk, at forældre, der begge har mulighed for at holde barns sygedag, kan holde én dag hver.

Hvis din chef vurderer, at dit fravær på grund af barnets sygdom får et omfang, der er et problem for opga­vevaretagelsen, tager din chef initiativ til en samtale med dig. Tilsvarende kan du bede om en samtale på denne baggrund. Formålet er at drøfte mulige løsninger, som kan lette hverdagen for dig og samtidig sikre, at arbejdsopgaverne fortsat varetages.

Din chef kan i samarbejde med Organisationsudvikling og Jura ved misbrug af ordningen inddrage din adgang til at holde fri i forbindelse med barns 1. og 2. sygedag.

Forældre til alvorligt syge børn under 18 år har mulighed for tjenestefrihed under visse betingelser. Kontakt Organisationsudvikling og Jura for nærmere information.

Hospitalsindlæggelser o.l. med børn

I forbindelse med hospitalsindlæggelse sammen med egne børn under 14 år har du ret til tjenestefrihed med løn i op til fem dage pr. barn inden for 12 på hinanden følgende måneder. Tilsvarende gælder, hvis dit barn under indlæggelsen opholder sig i hjemmet eller modtager ambulant behandling, der træder i stedet for hospitalsindlæggelse, og som kræver din tilstedeværelse.

Er begge forældre ansat i staten, kan den samlede tjenestefrihedsperiode med løn højest udgøre fem dage for forældrene tilsammen.

Du skal registrere fraværet i mTime som ”tjenestefrihed m. løn” og sende en mail om fraværet til Organisationsudvikling og Jura (hr@digmin.dk) med din chefs godkendelse.

Et sygefravær kan få ansættelsesretlige konsekvenser. Det kan for eksempel komme på tale, hvis et syge­fravær har et omfang eller et mønster, der medfører, at en medarbejder ikke løser sine arbejdsopgaver.

Det er din chef, der i samarbejde med Organisationsudvikling og Jura konkret vurderer, om ansættelsesforholdet kan fortsætte. Særligt ved længerevarende sygefravær kan følgende forhold bl.a. indgå i vurderingen af, om ansættelses­forholdet kan fortsætte:

• Sygdomsperioden
• Lægelige oplysninger om sygdommens forventede varighed og helbredelsesmuligheder
• Sociale og menneskelige hensyn

En eventuel afskedigelse vil altid følge de almindelige ansættelsesretlige og forvaltningsretlige regler med inddragelse af chef, medarbejder og tillidsrepræsentant.

Tag fat i Organisationsudvikling og Jura på hr@digmin.dk